SKKN Một số kỹ thuật để các trường Tiểu học vận dụng bộ mẫu thống kê đã đồng bộ hóa vào công tác tổng hợp chất lượng cuối kỳ

I. ĐẶT VẤN ĐỀ 
	Ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào trường học, trong đó có công tác thống kê, tổng hợp kết quả học tập của học sinh sau các lần kiểm tra định kỳ, đã và đang được các nhà quản lý và đội ngũ giáo viên nghiên cứu vận dụng, với mục đích góp phần tiết kiệm thời gian - công sức, và giảm bớt áp lực công việc cho giáo viên chủ nhiệm lớp; giúp các nhà quản lý có số liệu tổng hợp chính xác trong việc thống kê kết quả học tập của học sinh sau mỗi kỳ kiểm tra nói riêng và cả năm học nói chung. 
	Năm học 2015 –2016 là năm học thứ hai thực hiện đánh giá kết quả học tập của học sinh theo tinh thần đổi mới, được hướng dẫn tại TT30/2014/TT-BGD&ĐT. Dựa trên bộ biểu mẫu Tổng hợp kết quả học tập của học sinh ở học kỳ I - năm học 2014-2015, do bộ phận Chuyên môn Tiểu học của Phòng GD&ĐT thành phố Kon Tum cung cấp cho các đơn vị trường học dưới dạng bảng tính Excel, gồm: 
	(1). Bảng điểm của từng lớp: Đã được đặt công thức hàm để tự động thống kê số điểm, tỉ lệ điểm 10,9,8,7,6,5, và dưới điểm 5 của từng môn học.(sau đây gọi là Mẫu bảng 1)
(Mẫu bảng 1: Bảng điểm các lớp)
	(2). Phiếu tổng hợp chi tiết từng môn học ở từng lớp và của từng khối lớp về: Tổng số HS, số HS nữ, học sinh dân tộc, nữ dân tộc và học sinh khuyết tật của từng lớp và của cả khối: Đã đặt công thức hàm để thống kê: Số học sinh, số loại điểm được đánh giá của từng môn học ở từng lớp tự động cập nhật từ bảng điểm (mẫu bảng 1) sang. Đồng thời thống kê chung được cả khối. Tuy nhiên số HS nữ, học sinh Dân tộc, nữ dân tộc và khuyết tật, ở từng loại điểm của từng môn học trong mỗi lớp, giáo viên phải đếm và điền vào mới có tổng hợp chung của từng lớp, từ đó sẽ có kết quả chung của cả khối.(sau đây gọi là Mẫu bảng 2)
(Mẫu bảng 2: Thống kê toàn khối)
	(3). Mẫu tổng hợp toàn trường: Đã được đặt công thức để số liệu ở mẫu 2 (tổng hợp các khối lớp tự động cập nhập sang), về: Tổng số học sinh từng khối; tổng số học sinh được xếp loại theo từng môn, trong đó chia ra Nữ, dân tộc, Nữ dân tộc và khuyết tật. Từ đó có được kết quả chung cho toàn trường.(sau đây gọi là Mẫu bảng 3)
(Mẫu bảng 3: Thống kê toàn trường)
	Như vậy trong bộ mẫu tổng hợp này, đã giảm bớt cho giáo viên và cán bộ phụ trách công tác thống kê của các trường thao tác nhập tổng số học sinh của từng lớp, tổng hợp của khối và tổng hợp chung của toàn trường, cụ thể:
	+ Đối với mẫu bảng 1: GV chỉ nhập điểm kiểm tra cuối học kỳ của từng học sinh, sẽ có tổng hợp của các môn học được đánh giá bằng điểm số.
	+ Đối với mẫu bảng 2: GV phải đếm (trong bảng 1) xem ở từng loại điểm, từng môn học của lớp có bao nhiêu học sinh Nữ; DT, NDT, và khuyết tật rồi điền vô sẽ cho ra tổng hợp chung của toàn khối.
	+ Đối với mẫu bảng 3: GV và Nhà trường không cần phải làm gì vì đã được đặt hàm để có tổng hợp chung của toàn trường.
	Phát huy ý tưởng trên và quan điểm: "Làm thế nào để thực sự góp phần giảm bớt thời gian của giáo viên nhưng vẫn có số liệu đầy đủ - chính xác trong việc tổng hợp - báo cáo kết quả học tập của học sinh ở lớp được phụ trách sau khi kiểm tra cuối kỳ, đồng thời giúp cho Nhà trường quản lý kết quả học tập của từng lớp nói riêng và của từng khối lớp, của toàn trường nói chung có hệ thống và số liệu báo cáo với độ chính xác cao", năm học 2014-2015 tôi đã nghiên cứu, áp dụng thành công ở trường TH Nguyễn Tri Phương và đề xuất Sáng kiến kinh nghiệm: "Một số bổ sung góp phần hoàn thiện bộ biểu mẫu báo cáo kết quả học tập của học sinh cuối HKI, theo TT30/2014/TT-BGDĐT" và đã được Hội đồng Khoa học Phòng GD&ĐT thành phố Kon Tum đánh giá xếp loại Khá.
	Với mong muốn đưa sáng kiến đã được công nhận vào thực tế để tất cả các trường tiểu học trên địa bàn thành phố Kon Tum có thể sử dụng trong quá trình thống kê kết quả học tập của học sinh sau mỗi kỳ kiểm tra. Từ thành công trong năm học 2014 – 2015, thời gian qua, tôi tiếp tục hoàn chỉnh, đồng thời sử dụng để tổng hợp kết quả cuối HKI của năm học 2015-2016 tại trường Tiểu học Nguyễn Tri Phương đạt hiệu quả cao. Vậy nay tôi mạnh dạn chia sẻ: “Một số kỹ thuật để các trường tiểu học vận dụng bộ mẫu thống kê đã đồng bộ hóa vào công tác tổng hợp chất lượng cuối kỳ” 
II. GIẢI QUYẾT VẪN ĐỀ:
1. Cơ sở lý luận: 
Excel là một công cụ mạnh để thực hiện các bảng tính chuyên nghiệp. Bảng tính của Excel bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và tính toán trong Excel có nhiều tính năng ưu việt và có giao diện rất thân thiện với người sử dụng. Excel được sử dụng rộng rãi nhằm phục vụ các công việc tính toán thông dụng, bằng các công thức tính toán mà người sử dụng không cần phải xây dựng các chương trình.
Muốn có kết quả thống kê chính xác trong mỗi bảng tính Excel, ta cần phải hiểu rõ thuật toán của từng loại công thức và cần xác định muốn thông kê về những yếu tố gì, để từ đó xây dựng bảng thông tin và đặt điều kiện phù hợp với mỗi yêu cầu.
	Để thực hiện thống kê các mẫu bảng tính như thế này, chủ yếu sử dụng các hàm: "IF, AND, COUNTIF, SUM ", hàm liên kết số liệu giữa các sheet (các bảng) trong cùng một file với nhau.
2. Thực trạng của vấn đề:
Như đã trình bày ở trên, trong bộ mẫu thống kê số liệu từ cuối học kỳ I năm học 2014 - 2015 tới nay, mà bộ phận Chuyên môn tiểu học Phòng GD&ĐT gửi các trường, đã được xây dựng - cài đặt công thức để giáo viên chỉ nhập điểm ở mẫu bảng 1 và thống kê chi tiết: học sinh Nữ - Dân tộc - Nữ dân tộc và học sinh Khuyết tật ở từng loại điểm, từng môn học của các môn đánh giá bằng điểm số của từng lớp ở mẫu bảng 2, thì đã có kết quả chung cho toàn khối và cả trường. Tuy nhiên giáo viên vẫn phải đếm số HS Nữ - Dân tộc - Nữ dân tộc và Khuyết tật, ở từng loại điểm, từng môn học của từng lớp ở mẫu bảng 1 để điền vào mẫu bảng 2.
Như vậy bộ mẫu tổng hợp chưa thật sự được tự động hóa để cập nhật số liệu một cách hoàn toàn và giáo viên vẫn phải làm việc với cả hai bảng (mẫu bảng 1: nhập điểm sau đó thống kê: HS Nữ - Dân tộc - Nữ dân tộc và Khuyết tật, ở từng loại điểm, từng môn học để đưa vào mẫu bảng 2) mà việc phân loại thống kê lại rất dễ gây nhầm lẫn và mất thời gian...
Qua khảo sát thực tế các trường Tiểu học trên địa bàn thành thành phố Kon Tum, không trường Tiểu học nào có tới 50 học sinh/lớp, không có khối lớp nào có 8 lớp/khối và tổng số lớp không quá 35 lớp/ trường. Dựa trên cơ sở của bộ mẫu mà bộ phận Chuyên môn Phòng GD&ĐT thành phố cung cấp, tôi đã tiến hành đồng bộ hóa bộ biểu mẫu để giáo viên chỉ cần nhập điểm và thông tin cần thiết ở mẫu bảng 1 thì đã có kết quả hoàn chỉnh ở mẫu bảng 2 và mẫu bảng 3 theo yêu cầu thống kê.
Nhưng số lượng học sinh của mỗi lớp, tổng số lớp của mỗi trường lại không giống nhau. Vì vậy các trường muốn sử dụng bộ mẫu thống kế mà tôi đã đồng bộ hóa thì cán bộ phụ trách công tác thống kê của từng trường cần nắm được cách xử lý, điều chỉnh số lượng học sinh “từ bảng mẫu 1” cho phù hợp với số lượng học sinh của từng lớp và tổng số lớp của từng khối, mới phát huy được hiệu quả của bộ mẫu thống kê.
	3. Các giải pháp đã tiến hành.
	3.1. Xử lý mẫu bảng 1 và mẫu bảng 2.
	a. Đối với mẫu bảng 1: Tôi lập thêm các cột thể hiện số HS Nữ - Dân tộc – Nữ dân tộc và học sinh Khuyết tật, của các môn học đánh giá bằng điểm số cần thống kê; sau đó dùng “các hàm Excel” để liệt kê và thống kê.
(Mẫu bảng1, sau khi đã xử lý – triển khai để Gv nhập điểm kiểm tra và thông tin học sinh)
	b. Đối với mẫu bảng 2: Đã được đặt hàm để liên kết với mẫu bảng 1, cập nhật về tổng số học sinh của mỗi lớp; số lượng từng loại điểm; giờ tôi tiếp tục đặt hàm liên kết để số lượng học sinh: Nữ - Dân tộc – Nữ dân tộc và học sinh Khuyết tật, từ mẫu bảng 1 được tự động cập nhật sang mẫu bảng 2.
	* VD: Để liên kết thông tin "Nữ" đạt điểm 10 môn Tiếng Việt ở mẫu bảng 1 của lớp 5A sang cột "Nữ" đạt điểm 10 môn Tiếng việt của lớp 5A ở mẫu bảng 2, tôi dùng hàm: "= Diem K5!BH6", trong đó: Diem K5 là địa chỉ bảng điểm (mẫu bảng 1); BH6 là vị trí số "Nữ" của môn Tiếng việt đạt điểm 10 ở bảng điểm (mẫu bảng 1) đã được thống kê sang mẫu bảng 2. 
	Tiến hành đặt công thức tương tự với các cột: Dân tộc – Nữ DT... ở tất cả các loại điểm, các môn học, các lớp của khối 5 nói riêng và các khối lớp khác nói chung.
	* Đến đây có thể khẳng định bộ mẫu thống kê kết quả học tập của học sinh cuối mỗi học học kỳ đã hoàn toàn được tự động thống kê từng loại điểm, tỉ lệ phần trăm cho từng môn học ở mẫu bảng 1 và tự động cập nhật số liệu sang mẫu bảng 2 và mẫu bảng 3. Công việc cuối cùng là chọn toàn bộ các cột đã bổ sung ở mẫu bảng 1, Click phải chuột chọn lệnh "Hide" để ẩn các cột đã bổ sung và các công thức đã cài đặt; giữ nguyên "Bảng điểm" mẫu cho giáo viên nhập điểm, nhập thông tin và in ra để nộp lưu trữ.
	3.2. Cách xử lý bộ mẫu thống kê của từng trường trước khi cung cấp cho các khối lớp.
	a. Đối với Cán bộ phụ trách công tác thống kê của trường
	Như đã trình bày ở trên, do số lượng học sinh ở từng lớp và số lớp trong mỗi khối của từng trường không giống nhau. Mà bộ mẫu thống kê đã được cài đặt công thức (tôi bổ sung) cho môn Tiếng Việt của 49 học sinh/ lớp; 07 lớp/khối. Vì vậy trước khi đưa bộ mẫu thống kê về từng khối, cán bộ phụ trách trống kê hoặc Tổ khối trưởng từng khối cần thực hiện xử lý mẫu bảng 1 một số thao tác sau:
	+ Số lượng học sinh của lớp đến đâu thì để công thức của môn Tiếng Việt tới đó. (VD lớp có 30 học sinh, thì xóa công thức môn Tiếng Việt từ STT 31 - 49.) Sau đó bỏ các dòng thừa của lớp cho phù hợp, bằng cách: Bôi đen toàn bộ phần diện tích đã xóa công thức của lớp đó; chọn Click phải chuột -> chọn thẻ Format cell -> chọn Border -> chọn None)
	+ Trong khối có bao nhiêu lớp thì để công thức của môn Tiếng Việt ở bấy nhiêu lớp, các lớp còn lại cũng phải xóa công thức ở môn Tiếng Việt.
	(VD: Khối lớp 1 của Trường Tiểu học A có 5 lớp, nhưng trong bộ mẫu có tới 7 lớp. Vậy phải xóa bổ công thức ở môn Tiếng Việt từ lớp thứ 6 trở đi.)
	+ Tuyệt đối không xóa bất cứ một dòng hay cột nào trong mẫu bảng 1.
	* Để tránh tình trạng trong khi nhập điểm, giáo viên thấy thừa dòng, muốn điều chỉnh cho bảng điểm cân đối, nên đã xóa một số dòng của lớp mình đi. Như vậy vô tình sẽ ảnh hưởng đến hệ thống công thức của các lớp khác trong khối và đồng nghĩa với việc mẫu bảng 2 sẽ cập nhật số liệu của từng lớp không chính xác, dẫn đến thống kê của toàn trường cũng sẽ không chính xác. Vì thế, trước khi cung cấp bộ mẫu cho các khối, Cán bộ phụ trách thống kê nên khóa tất cả các cột chứa công thức ở mẫu bảng 1 của các khối lớp lại theo các bước sau:
	+ Bước 1: Click đồng thời 2 phím: Ctrl + A để bôi đen toàn bộ bảng tính.
	+ Bước 2: Click phải chuột -> chọn Format cell -> chọn Protection -> OK.
	+ Bước 3: Click bỏ chọn dấu tích (P) trong cửa sổ “Lock” và “Hidd”
	+ Bước 4: Click đồng thời 2 phím: Ctrl +G để xuất hiện thẻ Go To -> Click nút Special -> Click chọn nút Formulas -> OK.
	+ Bước 5: Click phải chuột -> chọn Format cell -> chọn Protection -> OK.
	+ Bước 6: Click chọn dấu tích (P) trong cửa sổ “Lock” và “Hidd” (để khóa các ô có chứa công thức và ẩn công thức đã cài đặt). Nếu muốn cho người sử dụng biết các công thức đã cài đặt thì không chọn dấu tích (P) ở cửa số “Hidd” -> OK.
	+ Bước 7: Click chọn Format -> chọn Protect Sheet -> chọn dấu (P) trong Protect Sheet worksheet.-> Gõ mật khẩu của người sử dụng trong ô Passwor.-> Ok -> gõ lại mật khẩu lần 2 –> Ok.
Đến đây, các công thức ở mẫu bảng 1 đã được bảo vệ, có thể chuyển cho giáo viên nhập điểm và nhập thông tin học sinh cuối học kỳ.
Khi các khối lớp nhập điểm xong nộp lại, cán bộ phụ trách thống kê của trường chỉ việc copy thông tin của các lớp ở mẫu bảng 1 sang một bảng tổng hợp toàn trường sẽ có kết quả chung. 
b. Đối với tổ khối trưởng và giáo viên chủ nhiệm lớp.
Sau khi chấm bài kiểm tra, giáo viên tiến hành nhập điểm các môn học và thông tin của học sinh vào mẫu bảng 1 như sau: 
+ Kết quả điểm kiểm tra của học sinh ở phần đọc hiểu và phần viết của môn Tiếng Việt có thể là một số thập phân hoặc là một số tự nhiên. Vậy khi nhập, nếu là số thập phân, giáo viên cần linh hoạt dùng dấu chấm (.) hoặc dấu phẩy (,) để ngăn cách giữa phần nguyên và phần thập phân của điểm số.
+ Thông tin học sinh nữ; học sinh dân tộc, học sinh khuyết tật phải nhập bằng chữ (x).
* Như vậy giáo viên và tổ khối chỉ cần nhập đầy đủ điểm và thông tin cho từng học sinh ở bảng 1 sẽ có kết quả tổng hợp hoàn chỉnh ở bảng 2 và bảng 3. 
4. Hiệu quả của SKKN: 
	Từ thực tế kết quả đạt được trong suốt 3 kỳ thống kê đã qua tại trường TH Nguyễn Tri Phương (năm học 2014-2015 và HKI năm 2015-2016) cho thấy: thời gian và công sức mà giáo viên chủ nhiệm các lớp; các tổ khối trưởng và cán bộ phụ trách thống kê số liệu của trường bỏ ra để thống kê kết quả học tập của học sinh sau mỗi kỳ kiểm tra được giảm bớt rất nhiều. Mọi người không còn sợ bị nhầm lẫn, sai sót số liệu thống kê trong các kỳ kiểm tra, mà kết quả thống kê lại tuyệt đối chính xác. 
III. PHẦN KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT:
1. Ý nghĩa của sáng kiến:
Những bổ sung vào bộ mẫu thống kê kết quả học tập của học sinh sau các kỳ kiểm tra của tôi, đã thực sự góp phần giúp cho giáo viên chủ nhiệm lớp và các tổ khối trưởng tại trường TH Nguyễn Tri Phương giảm bớt thời gian và một phần công sức trong việc thống kê kết quả cuối mỗi Học kỳ. Đồng thời giúp Nhà trường có số liệu thống kê nhanh và chính xác tuyệt đối. 
2. Nhận định của cá nhân về việc áp dụng và khả năng phát triển, mở rộng sáng kiến
Việc sử dụng bộ mẫu thống kê sau khi được bổ sung để tự động cập nhật số liệu chi tiết từ mẫu bảng 1 sang mẫu bảng 2 mà tôi đã đồng bộ hóa có thể áp dụng rộng rãi trong các trường tiểu học trên địa bàn thành phố Kon Tum. Vì tất cả các thông tin cần thống kê của các đơn vị đều thống nhất theo yêu cầu của bộ phận Chuyên môn Phòng GD&ĐT thành phố. 
3. Những bài học kinh nghiệm được rút ra từ quá trình áp dụng 
+ Để thực sự phát huy được tính ưu việt và tránh được những lỗi do công thức không đọc được số liệu..., trước hết Cán bộ tổng hợp số liệu cần triển khai và hướng dẫn cụ thể cho giáo viên tiến hành nhập điểm vào biểu mẫu 1: Cần điền đầy đủ thông tin của các cột phụ, đồng thời nhất nhất thực hiện cách điền thông tin đã quy ước, VD: Ở cột giới tính: nếu là HS Nữ phải điền là "x" còn lại để trống; Ở cột Dân tộc: nếu là HS dân tộc điền "x", còn lại bỏ trống; hay khi nhập điểm đọc – viết ở môn Tiếng Việt: điểm số là số thập phân cần linh hoạt dùng dấu chấm “.” hoặc dấu phẩy “,” để ngăn cách giữa phần nguyên và phần thập phân (Tùy thuộc vào chương trình và ngôn ngữ của từng máy tính cài đặt).
+ Để việc nhập điểm cho thuận lợi, cán bộ phụ trách thống kê hoặc tổ khối trưởng có thể dán trước tên và thông tin học sinh của từng lớp - khối, trước khi chuyển xuống tổ khối. Về phía giáo viên, sau khi chấm bài, nên tiến hành sắp xếp bài thi theo thứ tự của lớp theo bảng điểm và tổ chức nhập điểm tập trung theo khối.
+ Để tránh bị xóa các công thức trong quá trình giáo viên nhập điểm và thông tin ở mẫu bảng 1, cán bộ phụ trách cần ẩn một số cột chứa các công thức liệt kê và khóa tất cả các ô chứa công thức lại. 
4. Những ý kiến đề xuất:
+ Với bộ phận chuyên môn Phòng GD&ĐT thành phố: Cung cấp Passwor ở biểu mẫu 2, để có thể điều chỉnh công thức ở “cột B - Tổng số HS” và “cột AU – Tổng hợp HS dân tộc, môn Khoa học lớp 4” cho phù hợp. 
+ Với các trường Tiểu học trên địa bàn thành phố: Nên tham khảo và đưa vào sử dụng bộ mẫu thống kê mà tôi đã đồng bộ giữa bảng 1 và bảng 2, để thực sự giảm bớt thời gian và công sức của giáo viên trong việc thống kê kết quả học tập của học sinh sau mỗi kỳ kiểm tra.
* Trên đây là “Một số kỹ thuật để các trường tiểu học vận dụng bộ mẫu thống kê đã đồng bộ hóa vào công tác tổng hợp chất lượng cuối kỳ” mà tôi đã thực hiện và thực sự muốn góp phần giúp giáo viên và Cán bộ phụ trách công tác thống kê của các trường tiểu học phần nào bớt đi sự vất vả và công sức trong việc thống kê số liệu sau mỗi kỳ kiểm tra.
Trong quá trình thực hiện và trình bày sẽ khó tránh khỏi những sai sót và nhầm lẫn, rất mong được sự đóng góp chân thành của đồng nghiệp và Hội đồng khoa học các cấp, để nội dung trên thực sự hoàn thiện và đóng góp cho ngành nhiều hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn! 
	Kroong, ngày 20/02/2016
 Người thực hiện.
	Phạm Đăng Ngôn
KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ CỦA HỘI ĐỒNG KHOA HỌC 
CẤP TRƯỜNG
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
T/M HỘI ĐỒNG KHOA HỌC
CHỦ TỊCH
KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ CỦA HỘI ĐỒNG KHOA HỌC
PHÒNG GD&ĐT TP KON TUM
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
MỤC LỤC
Nội dung
Trang
I. Đặt vấn đề
1
II. Giải quyết vấn đề:
Cơ sở lý luận:
Thực trạng của vấn đề:
Các giải pháp đã tiến hành:
Hiệu quả của SKKN:
4
4
4
5
9
III. Kết luận và đề xuất:
Ý nghĩa của sáng kiến:
Nhận định của cá nhân về việc áp dụng và khả năng phát triển, mở rộng:
Những bài học kinh nhgiệm được rút ra trong quá trình áp dụng:
Những ý kiến đề xuất:
9
9
9
9-10
10
IV. Mục lục:
12
V. Tài liệu tham khảo:
13
TÀI LIỆU THAM KHẢO:
	[1]: Bộ biểu mẫu Thống kê chất lượng cuối HKI, năm học 2014 – 2015
	 Của bộ phận Chuyên môn Tiểu học – Phòng GD&ĐT TP Kon Tum.
	[2]: Lê Thế Vinh – Chương trình bảng tính điện tử Microsoft Excel 
	 Sở Khoa học Công nghệ &Môi trường tỉnh Nghệ An.
	[3]: Bùi Thế Tâm – Giáo trình Windows – Word – Excel 2001.
	[4]: Phạm Văn Hưng – Hướng dẫn sử dụng Microsoft Excel.
	[5]: Đoàn Trọng Hiếu – Hướng dẫn sử dụng những tuyệt chiêu với Excel.
	[6]: