SKKN Một số biện pháp bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ và công tác tuyển sinh trong nhà trường

, đường lối chính sách của Đảng. Đối với nhà trường, công tác hành chính còn là điều kiện để góp phần vào việc giáo dục trực tiếp học sinh, giáo dục bằng môi trường, cảnh trí
Công tác lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, giấy tờ có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết.
Công tác văn thư học vụ là một công việc không thể thiếu trong nhà trường, là sợi dây mắt xích giữa Ban giám hiệu, giáo viên và học sinh trong suốt một thời gian dài trong việc lưu trữ hồ sơ.
Công tác văn thư học vụ đảm bảo việc báo cáo cung cấp một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lý tốt hồ sơ học sinh và giáo viên.
Công tác văn thư học vụ trong nhà trường rất nhiều việc như: Giáo dịch, lưu trữ hồ sơ, văn bản, báo cáo và các tư liệu thống kê gồm nhiều mặt phải tiến hành thường xuyên liên tục và cũng cố bổ sung hồ sơ theo từng thời gian nhất định.
Công tác tuyển sinh Trung học cơ sở bằng phương thức xét tuyển phải đúng quy chế tuyển sinh Trung học cơ sở và tuyển sinh Trung học phổ thông ( ban hành kèm theo Thông tư số: 02/2013/TT-BGDĐT ngày 30/01/2013 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo).
Thực hiện theo Quy chế tuyển sinh Trung học cơ sở cụ thể như sau: Độ tuổi dự tuyển, chính sách ưu tiên, khuyết khích, phương thức tuyển sinh, trách nhiệm của cơ quan quản lý và cơ sở giáo dục trong tuyển sinh trung học cơ sở ( THCS ). Áp dụng đối với người học là người Việt Nam và người nước ngoài đang sinh sống tại Việt Nam dự tuyển vào THCS.
Góp phần nâng cao chất lượng giáo dục toàn diện ở các cơ sở giáo dục, Phải bảo đảm chính xác, công bằng, khách quan.
Độ tuổi dự tuyển của người học tính từ năm sinh đến năm dự tuyển căn cứ theo giấy khai sinh hợp lệ theo quy định vào THCS từ 11 đến 14 tuổi.
Tuyển sinh bằng phương thức xét tuyển đối tượng dự tuyển trong độ tuổi quy định và có đủ hồ sơ hợp lệ là người đã hoàn thành chương trình tiểu học, hồ sơ dự tuyển gồm có:
Đơn xin dự tuyển vào lớp 6 THCS và 1 tấm hình 3x4.
Bản chính học bạ tiểu học có xác nhận hoàn thành chương trình bậc tiểu học và giấy chứng nhận hoàn thành chương trình bậc tiểu học.
Bản sao giấy khai sinh hợp lệ và hộ khẩu photo chứng thực.
Lên kế hoạch tuyển sinh, báo về Phòng Giáo dục và Đào tạo, ra thông báo tuyển sinh khi kế hoạch được phê duyệt.
Trình Trưởng phòng giáo dục và Đào tạo ra quyết định Thành lập hội đồng tuyển sinh, chuẩn bị hồ sơ và công bố kết quả tuyển sinh sau khi được phê duyệt.
Hồ sơ lưu tuyển sinh hoàn thành chương trình tiểu học: Quyết định thành lập Hội đồng tuyển sinh 6, kế họach tuyển sinh, biên bản xét tuyển, biên bản kiểm tra công tác tuyển sinh, báo cáo công tác tuyển sinh, danh học sinh được trúng tuyển. 
	b/ Biện pháp xử lý (những biện pháp đã thực hiện để giải quyết vấn đề):
	- Tính thực tế:
Việc hình thành hoạt động của nhà trường, công tác hành chính văn thư nói chung công tác học vụ nói riêng rất quan trọng trong việc quản lý và lưu trữ hồ sơ, phải biết tổ chức khoa học các văn bản, giấy tờ có giá trị, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết.
Hiệu trưởng quan tâm chỉ đạo trực tiếp, thường xuyên kiểm tra công tác văn thư học vụ của trường, thông báo hướng dẫn thực hiện các văn bản về công tác văn thư học vụ của cấp trên đến giáo viên, văn phòng. Làm tốt và luôn luôn hoàn thiện, đổi mới bảo quản hồ sơ lưu trữ, quản lý tốt hồ sơ sổ sách, các văn bản cần được sao gửi, lưu giữ cẩn thật tại trường.
 Công tác tuyển sinh phải tích cực tuyên truyền, phối hợp cùng địa phương để huy động 100% học sinh hoàn thành chương trình tiểu học vào học lớp 6 theo chỉ tiêu của UBND huyện và Phòng giáo dục – Đào tạo giao, việc tổ tuyển sinh phải đảm bảo an toàn, nghiêm túc, đúng qui chế, công bằng, khách quan và hợp lý, theo đúng hướng dẫn của Bộ, Sở và phòng giáo dục – Đào tạo về tuyển sinh, tạo thuận lợi cho học sinh và cha mẹ học sinh, đáp ứng nhu cầu nhiệm vụ của nhà trường và nhu cầu học tập của học sinh.	
Đánh giá công tác văn thư học vụ là việc xác định giá trị tài liệu để phân loại: Xác định thời gian cần bảo quản cho từng loại tài liệu và lựa chọn để lưu trữ, hủy bỏ những tài liệu thực sự hết ý nghĩa, nhằm nâng cao chất lượng lưu trữ hồ sơ.
Đảm bảo đầy đủ và sử dụng triệt để, có hiệu quả các dụng cụ và phương tiện làm việc, tổ chức quản lý tốt hồ sơ sổ sách tạo điều kiện làm tốt khâu nghiệp vụ, bổ sung hồ sơ phải tiến hành thường xuyên, kịp thời, đặc biệt chú ý tính khả thi của các hồ sơ và trong điều kiện hiện tại của mỗi địa phương.
	- Tính khoa học:
Để phù hợp với tình hình thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa của đất nước và cũng là một việc làm cần thiết về công tác quản lý tốt hồ sơ lưu trữ. 
Bộ phận văn phòng không ngừng học hỏi để nâng cao trình độ về công tác quản lý hồ sơ và lưu trữ qua hệ thống phần mềm quản lý nhà trường là một giải pháp tổng thể và đồng nhất trong việc tin học hóa công tác quản lý qua hệ thống trang web thống kê EMIS. HCM của Sở giáo dục và Đào tạo, phần mềm quản lý nhà trường SMAS của Tập đoàn diễn thông Quân đội chi nhánh Viettel Tp.Hồ Chí Minh , V.EMIS: Quản lý hồ sơ giáo viên, hồ sơ học sinh, quá trình học tập và rèn luyện của học sinh, quá trình công tác, giảng dạy của giáo viên trong nhà trường.
Trong công việc hàng năm, nhà trường thường hình thành nhiều giấy tờ, tài liệu, sổ sách, để trách thất lạc và khi cần dùng để giải quyết công việc có thể tìm kiếm được nhanh các loại giấy tờ, tài liệu, sổ sách phải được phân loại và sắp xếp một cách khoa học theo thứ tự thời gian.
Cần có quan điểm và nhận thức đúng đắn về vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư lưu trữ và bộ phận học vụ, xác định rõ trách nhiệm trong việc cải tiến công tác văn thư lưu trữ và bộ phận học vụ để quản lý tốt hồ sơ.
Lập hồ sơ tốt sẽ giữ được đủ các văn bản, giấy tờ về từng vấn đề, từng sự việc, từng con người giúp cho việc nghiên cứu, thi hành nhiệm vụ, đúng với chủ trương, đường lối của Đảng và nhà nước, của ngành, đồng thời có cơ sở đúng đắn để giải quyết từng công việc cụ thể.
Lập hồ sơ tốt sẽ giúp cho việc thừa kế những kinh nghiệm hay, những cách làm sáng tạo, tránh được những thiếu sót trước đây, từ đó nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác, tiết kiệm thời gian và như thế cũng có ý nghĩa thiết thực trong việc chống bệnh quan liêu giấy tờ thường sinh ra trong công tác văn thư học vụ.
Lập hồ tốt sẽ giữ lại được những chứng cứ đầy đủ giúp cho việc kiểm tra theo dõi về mọi hoạt động nào đó của nhà trường sau này, quản lý lưu trữ đầy đủ các tài liệu có giá trị phục vụ cho việc nghiên cứu, tổng kết kinh nghiệm định ra chương trình công tác mới và khi cần có đủ ngay tài liệu để báo cáo cấp trên nhanh chóng.
	c/ Kết quả:
- Kết quả cụ thể đã đạt được sau khi áp dụng SKKN:
+ Kết quả kiểm tra hồ sơ học vụ năm học 2014 – 2015 được Sở Giáo dục kiểm tra hồ sơ đánh giá chung như sau :
- Hồ sơ học sinh tốt nghiệp THCS (thực hiện tốt).
- Hồ sơ thi lại lên lớp (thực hiện tốt).
- Học bạ học sinh (vào điểm đúng qui định, tốt).
- Sổ đăng bộ (ghi đúng qui định, tốt).
- Sồ cấp văn bằng (thực hiện tốt).
- Sổ gọi tên ghi điểm (có nhận xét theo dõi của BGH, tốt)
- Sổ ghi đầu bài (thực hiện tốt, bảo quản cẩn thật).
- Danh sách học sinh có mã số học sinh (đầy đủ đúng theo mẫu, tốt).
- Hồ sơ thi nghề (thực hiện tốt).
+ Đánh giá chung những mặt tốt và chưa tốt của các lọai hồ sơ học vụ: 
- Thực hiện quy chế chuyên môn (thực hiện tốt):
- Đầy đủ hồ sơ theo qui định.
- Bảo quản cẩn thận.
- Cập nhật đầy đủ.
+ Nội dung ghi chép (thực hiện tốt đúng qui định):
- Sổ điểm lớn giáo viên vào điểm cẩn thận, chổ sửa đúng qui định.
+ Cập nhật thông tin và thời gian (thực hiện tốt):
- Sổ điểm, sổ đầu bài có theo dõi ký duyệt của Ban giám hiệu.
- So sánh với kết quả khi chưa áp dụng SKKN: 
Khi chưa áp dụng SKKN việc quản lý tốt hồ sơ trong nhà trường, bộ phận văn thư học vụ găp nhiều khó khăn về việc sắp xếp lưu trữ tài liệu, văn bản, hồ sơ sổ sách (giáo viên, học sinh).
	d/ Kiểm nghiệm và tự nhận xét kết quả:
Trong nguồn máy hoạt động quản lý hồ sơ sổ sách, tài liệu, hiện nay việc cải cách và hiện đại hóa công tác văn thư học vụ có vai trò hết sức quan trọng trong việc thực hiện nhiệm vụ. Bảo đảm cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại trong công tác quản lý hồ sơ và tình hình thực tế về cơ sở trường lớp. 
Cũng như việc giáo dục, hoạt động khác trong nhà trường việc lập kế hoạch phải đi kèm với tổ chức thực hiện sát sao cùng với khâu kiểm tra toàn diện thường xuyên thì mới đạt được mục tiêu kế hoạch đề ra. Xây dựng và triển khai thực hiện các kế hoạch trên cơ sở phối hợp, phát huy vai trò, chức năng của các bộ phận trong đơn vị, tận dụng hết những khả năng công tác thực thi công vụ.
Vì vậy việc tổ chức quản lý tốt hồ sơ sổ sách trong nhà trường, công tác văn thư học vụ phải giải quyết các loại hồ sơ theo văn bản bằng phương pháp khoa học trên cơ sở qui định chung của nhà nước.	
Do đó việc kế hoạch hóa công tác văn thư học vụ là cần thiết, có kế hoạch hóa mới không bỏ sót công việc và mới tránh được tình trạng có lúc quá bận, lại có lúc quá rõi, các lọai thông tin báo cáo kịp thời, đúng, nhanh, sạch đẹp, đáp ứng được các yêu cầu của Ban giám hiệu đề ra.
	3/ Mặt tích cực và hạn chế của SKKN:
- Mặt tích cực:
Qua thực tế trong công tác văn thư học vụ phải thực hiện sát sao cùng với khâu kiểm tra toàn diện thường xuyên, nên việc bổ sung những hồ sơ còn thiếu cho hoàn tất, cán bộ kiểm tra hướng dẫn thêm công tác văn thư học vụ về cách thức ghi chép vào sổ và các biện pháp quản lý tốt hồ sơ cho đúng qui định.
Được sự quan tâm hổ trợ, giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi của Ban giám hiệu, giáo viên chủ nhiệm và giáo viên bộ môn hướng dẫn về cách quản lý hồ sơ theo công tác chuyên môn, giáo viên chủ nhiệm nhiệt tình nhắn nhở học sinh bổ sung hồ sơ còn thiếu khi bộ phận văn phòng có yêu cầu.
Đuợc tham gia tập huấn về công tác quản lý nhà trường qua phần mền SMAS nên việc quản lý tốt hồ sơ giáo viên, hồ sơ học sinh, quá trình học tập và rèn luyện của học sinh, quá trình công tác, giảng