Báo cáo Sáng kiến kinh nghiệm Quản lý văn bản đi, đến bằng phương pháp đóng tập văn bản ở trường TH Trường Xuân 2

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BÁO CÁO TÓM TẮT
SÁNG KIẾN, CẢI TIẾN ĐỀ NGHỊ XÉT CÔNG NHẬN
DANH HIỆU CHIẾN SĨ THI ĐUA CẤP HUYỆN
_____________
Kính gửi: Ban thi đua – Khen thưởng huyện
I. SƠ LƯỢC BẢN THÂN
- Họ và tên: Lê Vũ Bình	Năm sinh: 1983
- Trình độ chuyên môn nghiệp vụ: Trung cấp văn thư lưu trữ
- Chức năng nhiệm vụ được phân công: Thủ quỹ - YTHĐ 
- Đơn vị công tác: Trường TH Trường Xuân 2
II. NỘI DUNG:
1. Nêu thực trạng tình hình của tập thể, các nhân trước khi lập thành tích, có sáng kiến, giải pháp, đề tài nghiên cứu;
Trong bất kỳ cơ quan tổ chức nào, công tác lưu trữ văn bản đóng vai trò vô cùng quan trọng. Vì công tác lưu trữ văn bản giúp cho công tác điều hành, quản lý của người đứng đầu cơ quan được kịp thời, nhanh chống, chính xác vì thế công tác lưu trữ phải mang tính khoa học, sáng tạo, không những biết ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ trên máy, còn phải biết lưu trữ văn bản trên giấy một cách khoa học.
	Hiện nay, công nghệ thông tin ngày càng phát triển và tỏ rõ tầm quan trọng tất cả các lĩnh vực và có thể nói công nghệ thông tin đã trở thành thước đo để đánh giá sự phát triển của xã hội hiện đại, nơi mà con người đang thoát dần khỏi cách làm việc thủ công, thô sơ và dần tiến tới áp dụng công nghệ thông tin trong tất cả các lĩnh vực, để công việc có hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và nguồn nhân lực.
 Nhưng công tác lưu trữ văn bản, công việc thủ công không kém phần quan trọng, vì nó góp phần lưu trữ những văn bản mang tính pháp lý cao, phục vụ cho công tác điều hành, quản lý cơ quan, tổ chức và giúp công tác tra cứu về sau được thuận lợi và chính xác hơn.
	Người làm công tác văn thư lưu trữ gặp rất nhiều khó khăn trong công tác lưu trữ, thường để thất thoát văn bản, muốn tìm kiếm văn bản phản tốn rất nhiều thời gian, muốn tìm kiếm tất cả các văn bản liên quan đến các phong trào, cán bộ văn thư phải tìm văn bản trong nhiều tháng, cả văn bản đi và văn bản đến. Vì công tác lưu trữ văn bản trên giấy chưa khoa học, còn làm việc theo phương pháp củ, lưu trữ văn bản theo ngày tháng năm, số văn bản, lưu trữ theo từng tháng riêng biệt chưa biết cách lưu trữ khoa học, nên công tác lưu trữ gặp rất nhiều khó khăn trong công tác tìm kiếm văn bản phục vụ cho công việc điều hành, quản lý của cơ quan, tổ chức và gây rất nhiều khó khăn cho công tác tra cứu về sau: 	
Từ những, khó khăn, hạn chế trên, tôi mạnh dạng cải tiến, sử dụng giải pháp lưu trữ văn bản đi đến trên giấy kém hiệu quả thành quy trình “Quản lý văn bản đi, đến bằng phương pháp đóng tập văn bản ở trường TH Trường Xuân 2 ”.
2. Tên sáng kiến và lĩnh vực áp dụng;
2.1. Tên sáng kiến :
“Quản lý văn bản đi, đến bằng phương pháp đóng tập văn bản ở trường TH Trường Xuân 2 ”
2.2. Lĩnh vực áp dụng :
Áp dụng vào công tác văn thư lưu trữ trong trường tiểu học Trường Xuân 2.
3. Mô tả nội dung, bản chất của sáng kiến;
Đóng tập văn bản:
Công tác soạn thảo và lưu trữ văn bản đi, đến là công việc quan trọng nhất trong cơ quan, vì công tác lưu trữ tốt sẽ tạo cơ sở pháp lý cao, giúp cán bộ quản lý điều hành tốt cơ quan, đơn vị. Muốn công tác quản lý văn bản đi, đến mang tính khoa học và đạt hiểu quả cao, giải pháp của bản thân tôi là thực hiện phương pháp đóng tập văn bản theo từng phòng trào, công việc thực hiện, nhiệm vụ phân công. Muốn thực hiện tốt công tác này người làm công tác văn thư lưu trữ, phân loại từng công văn theo từng nội dung công việc mà cấp trên chỉ đạo, hay từng phong trào do nhà trường đề ra. 
 Khi quá trình phân loại hoàn tất cán bộ văn thư tiến hành lưu trữ văn bản vào bìa hồ sơ riêng theo từng phong trào, công việc, và ghi chú thời gian phát động, thực hiện và thời gian kết thúc. Sau thời gian kết thúc cán bộ làm công tác văn thư tiến hành thu thập các văn bản có liên quan đến một vấn đề cần lưu trữ để tiến hành đóng tập văn bản liên quan đến một vấn đề cần lưu trữ, khi đóng tập cần tạo bìa văn bản ghi nội dung liên quan đến văn bản cần đóng tập, năm thực hiện, thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc. 
Ví dụ minh họa : 
Tìm kiếm các văn bản chỉ đạo của phòng Giáo dục Tháp Mười và của nhà trường về phong trào thi giáo viên dạy giỏi .
Gồm: Công văn hướng dẫn của phòng Giáo dục và Đào tạo, Kế hoạch thi giáo viên giỏi của trường, Quyết Định thành lập ban tổ chức, Quyết định thành lập ban giám khảo, thông báo kết quả hội thi, quyết định khen thưởng, danh sách khen thưởng. 
Chưa áp dụng sáng kiến:
Muốn tìm kiếm văn bản trên người làm công tác văn thư phải, mở sổ quản lí văn bản đi, đến xem số, ngày tháng năm đăng ký văn bản trên sổ quản lý văn bản đi, đến xem văn bản được đăng ký vào ngày tháng năm nào. Tìm kiếm trong kho lưu trữ đúng ngày tháng năm được đăng ký và tìm văn bản đúng theo yêu cầu. Nếu văn bản được thực hiện ở những thời điểm khác nhau thì người làm công tác văn thư phải thực hiện như thao tác trên một lần nữa, liên quan đến một phong trào có nhiều văn bản thì công tác tìm kiếm tốn rất nhiều thời gian vì cán bộ văn thư phải thực hiện nhiều thao tác tìm kiếm giống nhau.
Thực hiện công tác lưu trữ theo phương pháp này tốn rất nhiều thời gian tìm kiếm và công sức, đôi khi văn bản còn thất lạc gây khó khăn cho công tác tra cứu về sau.
Khi áp dụng sáng kiến:
Muốn tìm kiếm văn bản trên, người làm công tác văn thư chỉ cần xem ngoài bìa tập văn bản cần tìm kiếm, văn bản tra cứu liên quan đến một vấn đề cần đóng.
 Khi thực hiện công tác lưu trữ theo sáng kiến này, tốn ít thời gian, chỉ cần tìm kiếm một tập hồ sơ liên quan đến một vấn đề cần tìm kiếm. một thao tác đã tìm được văn bản, không để thất thoát văn bản tạo thuận lợi cho công tác tra cứu về sau.
4. Khả năng và phạm vi áp dụng sáng kiến:
Sáng kiến trên không những giúp cho cán bộ văn thư lưu trữ quản lý tốt văn bản, tránh thất thoát, công tác tìm kiếm tốn ít thời gian mà sáng kiến này còn tạo cơ sở pháp lý cao giúp cán bộ quản lý chỉ đạo, điều hành, quản lý cơ quan một cách tốt nhất.
 Sáng kiến này không những áp dụng tốt ở trường TH Trường Xuân 2 và các trường tiểu học, trung học cơ sở, trung học phổ thông trong huyện mà nó còn có thể áp dụng tốt trong các cơ quan hành chánh nhà nước trên địa bàn huyện Tháp Mười. 
5. Nêu những lợi ích và hiệu quả mang lại khi nhân rộng sáng kiến:
Từ thực tế sáng kiến này được triển khai ở trường tiểu học Trường Xuân 2, có thể khẳng định rằng, thực hiện giải pháp đóng tập văn bản trong công tác quản lý văn bản đi và đến, là công việc rất cần thiết, không thể tách rời, đối với người làm công tác văn thư lưu trữ trong cơ quan tổ chức.
Khi áp dụng sáng kiến này, giúp cán bộ văn thư cập nhật các văn bản đã lưu trữ một cách nhanh chóng, chính xác, tốn ít thời gian và hiệu quả của nó đem lại rất cao. Tạo cơ sở pháp lý cao giúp cán bộ quản lý, điều hành cơ quan một một cách nhanh chóng và chính xác.
Sáng kiến này dễ thực hiện, không đòi hỏi người làm công tác văn thư phải có trình độ cao, nhưng hiệu quả của sáng kiến đem lại rất cao.
Từ khi sáng kiến này được áp dụng vào quá trình công tác, công việc thực hiện được nhanh chóng, chính xác, khoa học và mang lại hiệu quả cao hơn, công tác tìm kiếm văn bản lưu trữ tốn ít thời gian hơn. Vì thế từ thực tế sáng kiến đã áp dụng vào bản thân, tôi có thể khẳng định rằng sáng kiến này có thể nhân rộng và thực hiện tốt cho cán bộ văn thư trong địa bàn huyện Tháp Mười và các cơ quan khác trong địa bàn huyện.
Trên đây là sáng kiến “ Quản lý văn bản đi, đến bằng phương pháp đóng tập ở trường tiểu học Trường Xuân 2”. của bản thân tôi trong năm 2016.
Kính đề nghị Hội đồng xét duyệt sáng kiến xem xét, công nhận đề tài sáng kiến cấp huyện./.
Thủ trưởng đơn vị
Trường Xuân, ngày 09 tháng 3 năm2016 
Người báo cáo
 Lê Vũ Bình