SKKN Một số thủ thuật nhằm nâng cao khả năng viết thư phản hồi trong bài thi FCE (bậc B2 theo khung tham chiếu chung Châu Âu)

hoảng 1,5 cm và cách lề khoảng 3cm.
4.
Body
Phần thân của bức thư
5.
Complimentary close
Phần kết thúc, tán tụng
6.
Signature
Phần chữ ký
	Trong công việc, một bức thư viết đúng cách, chặt chẽ và chỉn chu luôn được đón nhận và tạo ấn tượng tốt với người đọc. Cách trình bày một bức thư tiếng Anh theo phong cách hiện đại khá đơn giản. Mặc dù lối viết thư của người Anh và người Mỹ có đôi chút khác biệt và mỗi người lại có cách hành văn riêng nhưng những lá thư trong tiếng Anh vẫn tuân thủ theo một số quy tắc nhất định. Trong khuôn khổ của chuyên đề này, tôi tập chung đi sâu vào hai dạng thư được phân chia thành các loại cụ thể như sau:
A. Dạng I. Formal letters or emails ( Dạng thư hoặc email trang trọng) 
I. Các dạng bài thường gặp:
	- Thư khiếu nại (letter of complaint)
	- Thư hỏi thêm thông tin ( letter of requesting information)
	- Thư cung cấp thông tin ( letter of giving information)
	- Thư xin việc (application letter)
II. Tiến trình viết từng dạng bài cụ thể.
	Thông thường trong phần thi viết thư, chúng ta có thể bỏ qua phần tiêu đề và địa chỉ bên trong thư. Bạn sẽ tập trung trả lời theo các ghi chú sẵn trên đề bài.
1. Thư khiếu nại (letter of complaint): 
1.1 Greeting ( lời chào)
	- Nếu bạn biết tên người bạn gởi đến, bắt đầu: Dear Mr (Or Mrs/ Miss) Surname ( họ)
	Ví dụ: Dear Mr Brown,
	- Nếu bạn không biết tên người nhận cụ thể thì viết một cách viết lịch sự : Dear Sir/ Madam, 
1.2. Body of the letter ( nội dung của một lá thư)
+ Opening ( giới thiệu) : Mô tả tình huống, giới thiệu vấn đề mà bạn muốn than phiền.
	I am writing to inform you of my dissatisfaction with..
	I am writing to complain about..
	I wish to express my dissatisfaction with
	I am writing to bring your attention to a serious issue I had.
	Ví dụ: I wish to complain about the service and terrible meal my boyfriend and I were offered at your restaurant last week.
+ Main Body (Thân bài): Chứa ít nhất hai đoạn văn, bạn có thể kể về những điều mà bạn thấy khó chịu về dịch vụ, sản phẩm, làm rõ các vấn đề, nguyên nhân và hệ quả, yêu cầu các giải pháp để giải quyết vấn đề và có thể đưa ra các cảnh báo. 
	- Causes ( nguyên nhân phàn nàn): Viết theo trình từ để người đọc dễ theo dõi: 
	Firstly,..
	In the first place,.
	First of all, .
	My first complaint is..
	The first thing I would like to draw your attention to is.
	My first concern is.
	Secondly,
	In the second place,..
	Not onlybut also
	In addition to this, 
	Có thể sử dụng những từ mạnh như sau: very disappointed/ was treated/ extremely rude.
	Ví dụ: My first complaint is that when we arrived, your waitress gave us an extremely unfriendly reception and made us wait without any explanation for twenty minutes. In addition to this, we both ordered fish and chips, mine was cold and my boyfriend’s was burnt.
- Solutions (giải pháp cho vấn đề): cấu trúc mạnh nhưng lịch sự.
	I would be grateful if you could investigate this terrible service to make sure it doesn’t happen again.
	I want you to look into this matter.
	I suggest that you could give me a full refund
	I would be grateful if my money was refunded
	Under the circumstances, I feel that an apology should be offered.
- Warn ( cảnh báo) ( phần tự chọn)
	Unless, we shall take matters further
	I should warn you that..
	If I do not hear from you before 3 May, I shall be obliged to take matters a step further.
+ Ending ( Kết bài)
	I look forward to hearing from you.
	I look forward to receiving your explanation of these matters.
1.3. Closing ( kết thúc thư): phần này gồm có lời chào, chữ ký và tên người viết thư.
	Yours sincerely, ( dùng từ này khi bạn biết tên người nhận thư)
	Yours faithfully, ( dùng từ này vì bạn không biết tên người nhận thư)
1.4. Bài mẫu
Dear Sir or Madam,
I am writing to complain about the treatment my daughter and I received when we visited the casualty department in your hospital last weekend.
During the afternoon, my daughter developed severe pains in her stomach. Because it was Sunday, my normal doctor was not in his surgery, so we went to the hospital casualty department. When we reached the Enquiry counter, it was obvious that my daughter was unwell as she was screaming with pain. However, the Receptionist just told us to sit down and wait.
Over the next four hours, I constantly asked how long it would take for a doctor to see my daughter, but the Receptionist was quite rude and didn’t seem to care very much. Eventually, we did see a doctor and my little girl had to undergo tests to see if she had appendicitis. However, I was really angry because the doctor said he had not seen anyone for over an hour, so the Receptionist wasn’t doing her job properly. 
I would be grateful if you could investigate this terrible service to make sure it doesn’t happen again.
Yours faithfully
James Smith 
2. Thư hỏi thêm thông tin ( letter of requesting information)
2.1. Greeting ( Lời chào)
	- Nếu bạn biết tên người bạn gởi đến, bắt đầu: Dear Mr (Or Mrs/ Miss) Surname ( họ)
	Ví dụ: Dear Mr Brown, 
	- Nếu bạn không biết tên người nhận cụ thể thì viết một cách viết lịch sự : Dear Sir/ Madam, 
2.2. Body of the letter ( nội dung của một lá thư)
+ Opening (Mở bài): Giới thiệu lý do viết thư, muốn biết thêm thông tin về vấn đề gì.
	I am writing to receive further information about.
	I am writing to enquire about..
	I am writing to receive more detailed information about
	Ví dụ: I am writing to receive more detailed information relating to the school facilities and extra activities of my school.
+ Main Body (Thân bài): Chứa ít nhất hai, ba đoạn văn, nói ra những thông tin mà bạn muốn biết.
- Đoạn 1 (First Paragraph)
	+ Người viết thư đưa ra yêu cầu. 
	The first thing I would like to know is
	I wonder if you would mind telling me first of all?
	I would be grateful if you could tell me... 
	I would especially like to know... 
	+ Thêm thông tin:
	Secondly, Could you inform me?
	Could you also tell me.?
	I also require information on..
	Would you also mind telling me.?
	I hope you might also let me know about.
	In addition,
	Lastly,
- Đoạn 2 (Second Paragraph)
	 Đoạn này người viết đưa ra lý do của yêu cầu, chi tiết hóa các yêu cầu. Thông thường có hai lý do:
	+ Người viết thư đã từng liên hệ với người nhận trước đây và lần này lại tiếp tục đưa ra yêu cầu.
	+ Người viết thư chưa từng liên hệ với người nhận trước đây, người viết mới chỉ nghe nói về thông tin. Trong trường hợp này, người viết thư nên nói rõ mình đã lấy thông tin từ đâu (từ quảng cáo, phương tiện truyền thông...)
	I saw your advert in the HK Daily on Friday, 3 January 2014.
	Your company was recommended to me by Ms. Elsie Wong of Far Eastern Logistics.
- Đoạn cuối (Final Paragraph)
	Trong đoạn này người viết cần thể hiện thái độ lịch sự. Mức độ lịch sự phụ thuộc vào mức độ khó khăn yêu cầu. Một số cách diễn đạt có thể tham khảo:
	I look forward to hearing from you.
	I am looking forward to hearing from you.
	I look forward to hearing from you.
	I would like to thank you in advance for this information.
	Thank you in advance for this information.
	Thank you in advance.
	I appreciate that this is an unusual request, but I would be very grateful for any help you could provide. I look forward to hearing from you.
Để giúp người đọc có thể thuận tiện khi cần liên lac, người viết nên đưa ra cách liên lạc với mình, ví dụ như "If you have any questions, please do not hesitate to contact me”.
2.3. Closing ( kết thúc thư) phần này gồm có lời chào, chữ ký và tên người viết thư.
	Yours sincerely, ( dùng từ này khi bạn biết tên người nhận thư)
	Yours faithfully, ( dùng từ này vì bạn không biết tên người nhận thư)
2.4. Bài mẫu
Dear Sir or Madam,
I am writing to inquire about your advertisement in the September issue of Favourite Pets magazine. I am interested in dog obedience classes but I would be grateful if you could send me further details.
Firstly, I would like to know what breeds of dogs are accepted for the classes and whether the dog must be a certain age in order to take part. I have a six-month-old male cocker spaniel which I am anxious to train. He is very excitable and especially needs to learn how to walk without pulling on his lead.
I also require information on the cost of the course, when it will commence and how long it is likely to last.
I look forward to receiving details about the dog obedience classes.
Thank you in advance for your help.
Yours faithfully,
Kristen Miller.
3. Thư cung cấp thông tin ( letter of giving information) 
3.1. Greeting ( Lời chào)
	- Nếu bạn biết tên người bạn gởi đến, bắt đầu: Dear Mr (Or Mrs/ Miss) Surname ( họ)
	Ví dụ: Dear Mr Jones, 
	- Nếu bạn không biết tên người nhận cụ thể thì viết một cách viết lịch sự : Dear Sir/ Madam, 
3.2. Body of the letter ( nội dung của một lá thư)
+ Opening (Mở bài): Giới thiệu lý do viết thư, cung cấp thêm thông tin về vấn đề gì.
	I am writing to inform you about..
	I am writing to provide you with information about.
	I am writing to let you know that.
	Ví dụ: I am writing to provide you with the important details regarding our two-day training course for senior staff on 19th/20th June
+ Main Body (Thân bài)
	The first thing I would like to inform you of is
	The first thing I would like to tell you is..
	The first thing I wish to inform you of is..
	I would like to begin by informing you..
	+ Cung cấp thêm thông tin:
	I would also like to let you know that.
	I would also like to inform you that..
	Another piece of information that might be useful
	In addition,..
+ Ending (kết bài)
	If you require further information, please do not hesitate to as.
	If I can be of further assistance, please do not hesitate to ask..
	Please do not hesitate to contact me should you require any further information
	I look forward to being able to help you again in the future.
3. 3. Closing ( kết thúc thư) phần này gồm có lời chào, chữ ký và tên người viết thư.
	Yours sincerely, ( dùng từ này khi bạn biết tên người nhận thư)
	Yours faithfully, ( dùng từ này vì bạn không biết tên người nhận thư)
3.4. Bài mẫu
Dear Mr Smith,
I'm writing in responses to tell you some information about our recruitment of part time employees. The first thing I would like to inform you of is we would like to recruit four persons for different positions as a porter and three waiters. 
We are completely interested in your information. You have a lot of experiences in the hotel business, so we would be glad if you could work for us as a position of a waiter. 
Another piece of information that might be useful is that this job requires you know how to deal with the guests well. You need to take them to their rooms quickly, check everything in the room and inform to the manager if there is something wrong with it. Furthermore, you must take notices of what they order carefully, try to be patient and polite to them all the time.
In addition, we will pay you for hours. It is about 15$ per hour for the day shift . However, if you take the night shift or work in the weekends, it will be 20$ per hour. Nevertheless, We only can supply you with available staff room at our hotel when you work in the evening or on the weekend.
If you agree with our working conditions, please send us your application with the reference of your ownrecruiter as soon as possible. 
I look forward to being able to help you again in the future.
Yours truly,
David Christian
4. Thư xin việc (application letter)
4.1. Greeting ( Lời chào)
	- Nếu bạn biết tên người bạn gởi đến, bắt đầu: Dear Mr (Or Mrs/ Miss) Surname ( họ)
	- Nếu bạn không biết tên người nhận cụ thể thì viết một cách viết lịch sự : Dear Sir/ Madam, 
4.2. Body of the letter ( nội dung của một lá thư)
+ Opening (Mở bài): Mô tả vị trí bạn nộp đơn vào, và nguồn thông tin nào giúp bạn biết đến vị trí đó.
	In reply to your advertisement on newspaper/vietnamworks/careerlinks, I would like to apply for the post/vacancy of ..(vị trí bạn xin vào) in your company.
	By this letter, I would like to apply for the post/vacancy of ..(vị trí bạn xin vào) as in your advertisement on newspaper/vietnamworks/careerlinks
	I was interested to see your advertisement in .. and would like to be considered for this post.
	I am writing with reference/ in response to your advertisment, which I saw
 + Main Body (Thân bài)
Đoạn 1 ( first paragraph). Giới thiệu ngắn gọn công việc hiện tại và các công việc đã từng làm.
	I gained some experience while
	I am currently working as..
	I have been working for for the last four years.
	I graduated from.university last year with a degree in
	Ví dụ: I am presently working as Private Secrectary to the General Manager at a manufacturing company and have a wide range of responsibilities. These include attending and taking minutes of meetings and interviews, dealing with callers and correspondence in my employer's absence, and supervising junior staff, as well as the usual secrectarial duties.
Đoạn 2( second paragraph).: Nêu ra lý do vì sao bạn quan tâm đến đến chức vụ được quảng cáo và hữu ích.
	The kind of work in which your company is engaged particularly interests me, and I would welcome the opportunity it would afford to use my language abilities which are not utilised in my present post.
Đoạn 3( third paragraph).. Nêu một số khả năng, sở thích, tính cách cá nhân.
	I am friendly, organised and patient and work well under pressure
	I get on well with people and have been told that I have a friendly, outgoing personality.
Đoạn cuối ( final paragraph).. Thông báo gửi kèm sơ yếu lý lịch và các bản sao giấy chứng nhận.
	A copy of my curriculum vitae is enclosed with copies of previous testimonials.
+ Ending (kết bài): Cầu mong là sẽ sớm được phỏng vấn để chứng tỏ năng lực bản thân.
	I hope to hear from you soon and to be given the opportunity to present myself at an interview.
	Please do not hesitate to contact me if you require further information
	I look forward to hearing from you.
	I am avaible for intervie at your convenience.
4.3. Closing ( kết thúc thư) phần này gồm có lời chào, chữ ký và tên người viết thư.
	Yours sincerely, ( dùng từ này khi bạn biết tên người nhận thư)
	Yours faithfully, ( dùng từ này vì bạn không biết tên người nhận thư)
4.4. Bài mẫu. 
Bài mẫu 1.
Dear Mrs. Sykes,
I am interest in your advertisement shown in the local youth centre and I would like to apply for the post of Activities Co-ordinator.
I am 24 years old and a graduate from the University of Ho Chi Minh City. In addition, I have experience babysitting my neighbor’s children who are 5, 7, and 10 years old. I feel I would be a perfect fit for this position since I work with children and I am in superior health. 
To clarify, I often run roughly 10 kilometers and spend at least two hours each day in the gym. Furthermore, I have a certificate in swimming which was given to me by the university and was chosen as captain of the swimming team. My CV is included to provide better detail.
Please do not hesitate to contact me if you require further information. I am available each morning and afternoon. You could contact me via email or call my home number at 9110-9110.
 I look forward to hearing from you soon.
Yours sincerely,
Mary Poppins
Bài mẫu 2.
Dear Sir or Madam,
In reply to your advertisement in The Times I would like to apply for the job of tour guide.
I am twenty-one years old and speak fluent French. My Spanish is quite good, and I also speak a little Italian.
At present I am studying history at Oxford Brookes University. Last year I spent some time in York researching a project on the development of the city so I feel I know a lot about its history.
I have good organisational skills. When I was in my final year at school, I organised a trip to Canterbury for thirty twelve-year-olds. I was their guide and was responsible for them during the trip.
I get on well with people and have been told that I have a friendly, outgoing personality.
I would like very much to work as a tour guide with your organisation this summer and would be available from June to September. I can attend an interview at any time.
Yours faithfully,
Edison 
III. Một số quy tắc chung cần tuân thủ khi viết thư phản hồi trang trọng.
1. Không viết tắt: Phải viết đầy đủ I am, I will, I have seen, I do not, ... không được viết I'am, I'll, I don't, I've seen
2. Không dùng từ thông tục, tiếng lóng, từ thân mật: wanna, kid, dad, mate, ...
3. Không dùng động từ want cho ngôi thứ nhất, hãy dùng would like. Không dùng động từ should cho ngôi thứ 2 (đừng lên lớp khuyên bảo đối tác), chỉ dùng cho ngôi thứ nhất (xin lời khuyên). Dùng “may” hoặc “could” thay cho “can”, “would” thay cho will, 
4. Hãy lễ độ dù cho đang bực tức: dùng Dear ở đầu thư, và dùng please khi muốn yêu cầu.
5. Hãy viết cho ngắn gọn, nhưng đủ ý. Câu văn cũng vậy, ngắn, không dùng câu phức với 3, 4 mệnh đề (complex sentense). Câu phải có đầy đủ subject, verb, direct object và indirect object nếu có.
6. Hãy nhớ dùng và dùng chính xác các dấu chấm câu: chấm, chấm phẩy, phẩy, dấu hai chấm. nếu 1 ý chính có nhiều ý phụ, dùng dấu gạch đầu dòng. Hạn chế dùng hoặc tuyệt đối không dùng dấu chấm than (!).
7. Tránh lỗi đặt câu rườm rà: Xảy ra tình trạng trong 1 câu không biết danh từ nào làm chủ cho động từ nào, hoặc không biết động từ nào thể hiện hành động của chủ từ nào, và không biết hành động đó tác động đến đối tượng nào.
8. Tuyệt đối tránh: lỗi văn phạm, lỗi chính tả
9. Tránh lỗi ambiguity: câu, từ nhiều nghĩa, gây hiểu lầm. Dùng từ đơn giản, không dùng từ bác học.
10. Cuối thư:
- Regards, Best Regards, Hai cách này dùng thông dụng trong nhiều tình huống.
- Sincerely Yours, Dùng trong thư xin việc, thư khiếu nại, thư mời vì mang nghĩa "chân thành"
- Faithfully Yours, Dùng trong thư trả lời của nhà cung cấp cho khách hàng, vì mang nghĩa "trung thành"
- Chú ý dấu phẩy cuối các từ / nhóm từ trên.
- Cuối cùng, ký, phải ghi đầy đủ tên và họ.
- Viết tách các đoạn một dòng.
- Sử dụng các liên từ để dẫn dắt các câu, đoạn thư: However, in addition, moreover, last but not least, besides.
B. Dạng II. Informal letters or emails ( Dạng thư hoặc email thân mật) 
Đây là cách viết giữa những người là bạn bè, người thân quan hệ thân mật.
1. Các phần của một lá thư thân mật
	Một lá thư thân mật là một bức thư được viết theo phong cách cá nhân. Có thể là thư viết cho người thân hoặc bạn bè, hoặc cho những người khác thuộc mối quan hệ riêng. Thậm chí cũng có thể là với các đối tác kinh doanh nhằm giải quyết các vấn đề một cách cá nhân và thân thiện. Một lá thư như vậy sẽ gồm các phần như sau:
1.1 Heading: 
	Phần tiêu đề của một bức thư thường bao gồm địa chỉ: tên đường, tên thành phố, tên bang, quốc gia và ngày tháng. Phần này đặt ở trên cùng của trang giấy đầu tiên, gần với lề bên phải (phần này thông thường không cần phải thể hiện trong bài thi)
1.2. Greeting
Dear Tom,
Dear Ms Smithers,
 1.3. Body / Content 
Đưa ra lý do của việc viết thư. Nếu viết thư cho một người chưa thân quen lắm thì có thể tự giới thiệu ngắn gọn về bản thân mình ở đoạn này. Nên bắt đầu lá thư với một số thông tin nói chung. Dựa trên nội dung của các thư người viết đã nhận được từ bạn bè, người thân của mình và cảm ơn hoặc xin lỗi vì thực tế mình đã không trả lời lá thư cuối cùng sớm hơn. Một số ví dụ sau có thể được sử dụng để mở đầu cho phần nội dung (Phần này thông thường là một đoạn ngắn từ hai đến ba câu):
Thank you for your letter which I received yesterday.
It was wonderful to hear from you after so long.
Thank you for your letter. I was pleased to hear that you are in good health.
It was really nice hearing from you. I am glad that you like your new school.
Thank you for the lovely birthday card.
I've just received your letter. I'm so happy to hear that...
I'm sorry