Sáng kiến kinh nghiệm Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS

đƣợc đào tạo chuyên môn nghiệp vụ một cách bài bản, nên nghiệp vụ 
chuyên môn còn hạn chế. 
Thời gian làm việc ngắn, kinh nghiệm chƣa cao, thời gian đầu còn phải 
tiếp cận làm quen với công việc nên cũng gặp một số khó khăn trong công tác 
và trong xử lý vấn đề. 
Mặc dù vậy tôi đã cố gắng khắc phục, học hỏi qua các đợt bồi dƣỡng 
nghiệp vụ ngắn hạn của Quận tổ chức và tự tìm hiểu qua các Thông tƣ, Nghị 
định của Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ, học hỏi các đơn vị trƣờng bạn rút 
kinh nghiệm để vƣợt qua và hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao. 
Tuy nhiên vẫn còn những vấn đề nan giải và gây bức xúc cho ngƣời làm 
công tác văn thƣ, lƣu trữ là trình bày văn bản đầy đủ nội dung, chính xác, đúng 
yêu cầu thể thức văn bản để trình ký và phát hành. 
Số lƣợng văn bản đến rất nhiều để tìm một văn bản đã lƣu một cách nhanh 
chóng nhất là một vấn đề không dễ dàng. Chính những vấn đề bức xúc trên thúc 
đẩy tôi tìm các biện pháp thực hiện một cách nhanh chóng, hiệu quả để hoàn 
Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả 
trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS 
 7 
thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao. 
II. CÁC BIỆN PHÁP ĐƢỢC THỰC HIỆN. 
1. Biện pháp tham mƣu giúp việc cho lãnh đạo soạn thảo, trình bảy 
văn bản đầy đủ nội dung, chính xác, đúng yêu cầu thể thức văn bản để 
trình ký và phát hành. 
Ngƣời làm công tác văn thƣ muốn hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao nói 
chung, tham mƣu giúp việc cho lãnh đạo soạn thảo, trình bảy văn bản đầy đủ 
nội dung, chính xác, đúng yêu cầu thể thức văn bản để trình ký và phát hành nói 
riêng cần phải thực hiện tốt một số nội dung sau: 
- Thƣờng xuyên học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt 
là cập nhật thông tin, kiến thức qua mạng Internet. Tìm kiếm đầy đủ, kịp thời các 
văn bản mới nhất phục vụ chuyên môn nghiệp vụ lĩnh vực mình công tác nhƣ. 
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ 
về công tác văn thƣ. 
Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ 
Hƣớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. 
- Tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của nhà trƣờng, nhất 
là lĩnh vực mà mình phụ trách một cách thuận lợi. 
- Phối hợp tốt với tổ chức đoàn thể, tổ chuyên môn, bộ phận chuyên trách 
trong mọi hoạt động của nhà trƣờng. 
- Phải thật sự nhạy bén, năng động, sáng tạo trong công việc, mạnh dạn, 
thẳng thắn trong công tác tham mƣu với lãnh đạo nhà trƣờng. 
- Điều đặc biệt là phải nắm vững quy trình, bố cục, cách trình bày thể thức 
và kỹ thuật trình bày văn bản mà mình muốn soạn thảo phát hành. 
Về thể thức văn bản: là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao 
gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành 
phần bổ sung trong những trƣờng hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản 
nhất định. 
 Kỹ thuật trình bày văn bản: quy định bao gồm phong chữ trình bày trên 
văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo 
Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 khổ giấy văn bản hành chính đƣợc trình 
bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm), kiểu trình bày văn bản hành chính 
đƣợc trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4, định lề trang văn bản ( đối với 
khổ A4) Lề trên: cách mép trên từ 20 mm; 
Lề dƣới: cách mép dƣới từ 20mm; 
Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả 
trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS 
 8 
Lề trái: cách mép trái từ 30 mm; 
Lề phải: cách mép phải từ 20 mm. 
Một số ví dụ, mẫu soạn thảo, trình bảy văn bản đầy đủ nội dung, chính xác, 
đúng yêu cầu thể thức văn bản. 
Ví dụ 1. Kế hoạch công tác văn thƣ, lƣu trữ. 
UBND QUẬN TÂY HỒ 
TRƢỜNG THCS . 
Số: /KH – THCS 
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 
 .., ngày 15 tháng 3 năm 2014 
KẾ HOẠCH 
Công tác văn thƣ, lƣu trữ năm 2014 
Căn cứ Kế hoạch số 57/KH-UBND ngày 13/03/2014 của UBND Quận Tây 
Hồ về công tác văn thƣ, lƣu trữ năm 2014, 
Trƣờng THCS  xây dựng kế hoạch công tác văn thƣ, lƣu trữ năm 
2014 nhƣ sau: 
I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU 
1. Mục đích yêu cầu 
- Nâng cao nhận thức của CB – GV - NV Trƣờng THCS .. hiểu rõ vai 
trò, tầm quan trọng của công tác văn thƣ và giá trị của tài liệu lƣu trữ; 
- Thực hiện quản lý và lƣu trữ hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động 
của nhà trƣờng theo đúng quy định của Nhà nƣớc về công tác lƣu trữ; 
- Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thƣ, lƣu trữ; hệ thống, 
quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ theo hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn 
hiện hành. 
2. Yêu cầu 
Tăng cƣờng công tác quản lý Nhà nƣớc và hoạt động công tác văn thƣ, lƣu 
trữ đối với các phòng, ban chuyên môn thực hiện đúng quy định của pháp luật 
về công tác văn thƣ, lƣu trữ năm 2014. 
II NỘI DUNG NHIỆM VỤ CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ 
1. Công tác quản lý nhà nƣớc về văn thƣ, lƣu trữ 
a. Tăng cƣờng công tác tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật về 
văn thƣ, lƣu trữ nhằm nâng cao nhận thức đối với cán bộ, công chức, viên chức 
về vai trò, tầm quan trọng công tác văn thƣ, lƣu trữ và giá trị của tài liệu lƣu trữ; 
Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả 
trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS 
 9 
b. Tổ chức kiểm tra, hƣớng dẫn công tác văn thƣ, lƣu trữ đối với nhân viên 
văn thƣ, lƣu trữ của nhà trƣờng; 
c. Nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ thông tin trong các hoạt động 
văn thƣ, công tác lƣu trữ nhằm nâng cao chất lƣợng của công tác văn thƣ và 
phục vụ việc khai thác sử dụng hiệu quả thực hiện lƣu trữ; 
d. Tổ chức kiểm tra, hƣớng dẫn công tác văn thƣ, lƣu trữ đối với nhân viên 
văn thƣ, lƣu trữ của nhà trƣờng; 
- Triển khai và thực hiện các quy định của pháp luật, văn bản chỉ đạo, 
hƣớng dẫn của Trung ƣơng, Thành phố, Quận và nhà trƣờng về công tác văn 
thƣ, lƣu trữ; 
- Ban hành các văn bản về văn thƣ, lƣu trữ: Kế hoạch công tác văn thƣ, lƣu 
trữ năm 2014, Quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ; Quy trình soạn thảo và ban 
hành văn bản; Danh mục hồ sơ của nhà trƣờng. Tổ chức kiểm tra, hƣớng dẫn 
công tác văn thƣ, lƣu trữ đối với nhân viên văn thƣ, lƣu trữ của nhà trƣờng theo 
quy định tại Thông tƣ số 07/2012/TT - BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ 
Hƣớng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và lƣu hồ sơ, tài liệu và lƣu trữ cơ quan; 
Quy định thời hạn bảo quản tài liệu của nhà trƣờng theo quy định tại Thông tƣ 
số 13/2011/TT - BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ và các quy định hiện 
hành; 
- Thực hiện các nội dung công việc tại đơn vị nhƣ: 
* Đối với công tác văn thƣ: 
+ Công tác soạn thảo văn bản; ban hành và quản lý văn bản; 
+ Công tác tiếp nhận, quản lý văn bản đến; 
+ Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ 
quan, lƣu trữ lịch sử; 
+ Quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan theo quy định của pháp luật; 
* Đối với công tác lƣu trữ: 
+ Tình trạng tài liệu lƣu trữ; công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng; việc xác 
định giá trị tài liệu và tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định của pháp luật; 
+ Bảo quản tài liệu lƣu trữ; 
+ Bổ sung trang thiết bị bảo quản tài liệu đảm bản an toàn tài liệu lƣu trữ 
Trang thiết bị Phòng cháy chữa cháy, nhiệt kế đo độ ẩm, giá bảo quản tài liệu, 
nội quy sử dụng tài liệu... 
+ Sắp xếp hồ sơ, văn bản đi, văn bản đến vào kho lƣu trữ của trƣờng. 
Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả 
trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS 
 10 
- Thực hiện chế độ thống kê hằng năm về công tác văn thƣ, lƣu trữ theo 
quy định. 
2. Hoạt động nghiệp vụ về văn thƣ, lƣu trữ 
a. Rà soát, sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành văn bản mới hệ thống văn bản 
về văn thƣ, lƣu trữ của nhà trƣờng theo đúng quy định của Nhà nƣớc: 
- Thống nhất quy trình soạn thảo và ban hành văn bản; các quy định về thể 
thức và kỹ thuật trình bày văn bản; quản lý văn bản đi - đến; quy chế quản lý và 
sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật; 
- Thực hiện tốt các quy định về quản lý công tác văn thƣ, lƣu trữ. 
b. Đảm bảo các điểu kiện cở sở vật chất thực hiện công tác văn thƣ, lƣu trữ: 
- Thƣờng xuyên kiểm tra và thực hiện việc bảo trì, sửa chữa hoặc trang bị 
mới các thiết bị, phƣơng tiện thiết yếu để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu. 
3. Công tác tổ chức và cán bộ 
- Kiện toàn đội ngũ, phân công cán bộ làm công tác văn thƣ, lƣu trữ có 
trình độ nghiệp vụ phù hợp yêu cầu của đơn vị. 
- Tham mƣu đề xuất các chế độ phụ cấp cho nhân viên làm công tác văn 
thƣ, lƣu trữ theo quy định hiện hành của Nhà nƣớc. 
- Có kế hoạch đào tạo, bồi dƣỡng, tập huấn, hƣớng dẫn nghiệp vụ văn thƣ, 
lƣu trữ cho nhân viên văn thƣ nói riêng và CB - GV - NV trong toàn trƣờng nói 
chung. 
III. PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM - TỔ CHỨC THỰC HIỆN 
1. Thủ trƣởng đơn vị 
- Tăng cƣờng chỉ đạo, phân công, giao trách nhiệm cho từng Cán bộ - Giáo 
viên - Nhân viên trong việc lập hồ sơ công việc theo chức năng đƣợc phân công, 
thực hiện lƣu trữ văn bản của tổ - khối mình. 
- Rà soát, sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới hệ thống văn bản về văn thƣ, 
lƣu trữ theo đúng qui định theo một số nội dung sau: 
+ Quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ; Quy chế, nội qui về quản lý sử dụng 
con dấu trong công tác văn thƣ của nhà trƣờng. 
+ Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản; Quản lý văn bản đi - đến 
+ Lập danh mục và thực hiện việc lập hồ sơ hiện hành của đơn vị và giao 
nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lƣu trữ của trƣờng theo đúng thời gian và qui định 
của Pháp luật. 
+ Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch thu, nộp tài liệu vào lƣu trữ 
của Quận đúng thời hạn, đúng thủ tục. 
Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả 
trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS 
 11 
+ Chủ động bố trí kho lƣu trữ và các trang thiết bị cần thiết phục vụ công 
tác lƣu trữ và khai thác tài liệu lƣu trữ theo qui định. 
+ Bố trí cán bộ phụ trách kho lƣu trữ. 
2. Nhân viên văn thƣ 
 - Tham mƣu việc xây dựng và ban hành văn bản về nội qui, qui chế công 
tác văn thƣ, lƣu trữ; Qui trình soạn thảo và ban hành văn bản; ban hành danh 
mục hồ sơ hiện hành của cơ quan theo đúng qui định của Nhà nƣớc. 
 - Tham mƣu, chuẩn bị cơ sở vật chất nhƣ: Phòng lƣu trữ, các trang thiết bị 
thiết yếu phục vụ, bảo đảm an toàn việc lƣu trữ và khai thác thông tin tại trƣờng 
theo tiêu chuẩn đã qui định. 
 - Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu lƣu trữ của các tổ, bộ phận, phục vụ công tác 
khai thác thông tin theo quy định. 
Trên đây là kế hoạch triển khai thực hiện công tác văn thƣ, lƣu trữ năm 
2014 của Trƣờng THCS , yêu cầu toàn thể CB – GV - NV, các tổ 
chuyên môn, các bộ phận liên quan nghiêm túc thực hiện. 
Nơi nhận: 
- Chi bộ; 
- Công đoàn; 
- Chi đoàn; 
- Các tổ chuyên môn; 
- Lƣu VT. 
HIỆU TRƢỞNG 
(Chữ ký, dấu) 
Họ và tên 
Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả 
trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS 
 12 
Mẫu 1 - Giấy mời 
UBND QUẬN TÂY HỒ 
TRƢỜNG THCS  
Số: /GM – THCS. 
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 
 , ngày tháng năm 
GIẤY MỜI 
.. (5) 
 ...................(2) .. ...... trân trọng kính mời: 
Ông (bà) ........................................ (6) ................................................... . 
Tới dự ............................................ (7) ................................................... . 
 ....................................................... ........................................................ . 
Thời gian: ....................................... ........................................................ . 
Địa điểm ........................................ ........................................................ . 
 ....................................................... ........................................................  
 .. ... .............................................................. 
Nơi nhận: 
- Nhƣ trên; 
- Lƣu: VT. 
HIỆU TRƢỞNG 
(Chữ ký, dấu) 
Họ và tên 
Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả 
trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS 
 13 
Mẫu 2 - Giấy giới thiệu 
UBND QUẬN TÂY HỒ 
TRƢỜNG THCS . 
Số: /GGT – THCS. 
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 
 .., ngày tháng năm 
GIẤY GIỚI THIỆU 
Hiệu trƣởng trƣờng THCS.. trân trọng giới thiệu: 
Ông (bà) ........................................ (5) ................................................... . 
Chức vụ: ........................................ ........................................................ . 
Đƣợc cử đến: ................................. (6) ................................................... . 
Về việc: ......................................... ........................................................ . 
 ...................................................... ........................................................ . 
Đề nghị Quý cơ quan tạo điều kiện để ông (bà) có tên ở trên hoàn thành 
nhiệm vụ. 
Giấy này có giá trị đến hết ngày .............................................. . 
Nơi nhận: 
- Nhƣ trên; 
- Lƣu: VT. 
HIỆU TRƢỞNG 
(Chữ ký, dấu) 
Họ và tên 
Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả 
trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS 
 14 
Mẫu 3 – Quyết định 
UBND QUẬN TÂY HỒ 
TRƢỜNG THCS  
Số: /QĐ – THCS. 
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 
 , ngày tháng năm 
QUYẾT ĐỊNH 
Về việc .. (6) .. 
HIỆU TRƢỞNG TRƢỜNG THCS  
Căn cứ ........................................... (8) ................................................ .; 
Căn cứ ........................................... (9) ................................................. .; 
Xét đề nghị của .................................................................................... ., 
QUYẾT ĐỊNH: 
Điều 1. ............................................ (10) ............................................ .. 
 ............................................................................................................. .. 
Điều ... ................................................................................................. .. 
 ........................................................................................................... ../. 
Nơi nhận: 
- Nhƣ Điều ; 
- ..; 
- Lƣu: VT. 
HIỆU TRƢỞNG 
(Chữ ký, dấu) 
Họ và tên 
2. Quản lý văn bản đến 
a) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến 
- Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải đƣợc tập trung tại văn thƣ nhà 
trƣờng để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Những văn bản đến không đƣợc đăng 
ký tại văn thƣ, các cá nhân không có trách nhiệm giải quyết. 
- Văn bản đƣợc gửi qua mạng đƣợc lấy về và lƣu vào cơ sở dữ liệu quản lý 
văn bản đến dạng số ghi rõ ngày, tháng, năm, số văn bản và trích yếu nội dung 
văn bản. Sau đó trình, chuyển văn bản đến cho thủ trƣởng cơ quan hoặc lãnh đạo 
trực, sau đó lãnh đạo chuyển cho văn thƣ làm thủ tục đóng dấu văn bản đến, 
đăng ký vào sổ; 
Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả 
trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS 
 15 
- Văn bản đƣợc gửi bằng thƣ thì văn thƣ tiếp nhận văn bản đến phải trình, 
chuyển giao văn bản đến đến cho thủ trƣởng cơ quan hoặc lãnh đạo trực hoặc 
đích danh ngƣời nhận, sau đó lãnh đạo chuyển cho văn thƣ làm thủ tục đóng dấu 
văn bản đến, đăng ký vào sổ văn bản đến. 
- Văn bản đến đƣợc lƣu theo năm và chia theo từng tháng đến. 
- Các văn bản của cơ quan hoặc cá nhân có địa chỉ thì lãnh đạo cơ quan 
hoặc cá nhân là ngƣời trực tiếp bóc bì theo quy định. 
Ngày, 
tháng 
đến 
Số 
đến 
Nơi 
gửi 
Số ký 
hiệu 
Ngày, 
tháng 
của 
văn 
Tên loại và trích 
yếu nội dung 
Đơn vị hoặc 
ngƣời nhận 
Ký 
nhận 
Ghi 
chú 
b) Trình, chuyển giao văn bản đến 
- Văn bản đến phải đƣợc kịp thời trình cho ngƣời có trách nhiệm và chuyển 
giao cho các bộ phận, cá nhân giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ 
khẩn phải đƣợc trình và chuyển giao ngay sau khi nhận đƣợc. 
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc 
SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN 
Năm: 20 
ĐƠN VỊ:. 
QUYỂN SỐ:... 
Từ số ... đến số .. 
Từ ngày ... đến ngày .. 
Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả 
trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS 
 16 
- Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm nhanh chóng, chính xác, đúng đối 
tƣợng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản và phải ký nhận vào sổ 
chuyển giao văn bản đến. 
Ngày, tháng 
chuyển 
Số đến Đơn vị hoặc ngƣời nhận Ký nhận Ghi chú 
c) Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 
- Thủ trƣởng đơn vị, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn 
bản đến. Phó Hiệu trƣởng đƣợc giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo 
sự uỷ nhiệm của Hiệu trƣởng và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực đƣợc 
phân công phụ trách. 
- Căn cứ nội dung văn bản đến, Thủ trƣởng đơn vị, tổ chức giao cho bộ 
phận hoặc cá nhân giải quyết. Bộ phận hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, 
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc 
SỔ CHUYỂN GIAO CÔNG VĂN ĐẾN 
Năm: 20 
ĐƠN VỊ:. 
QUYỂN SỐ:... 
Từ số ... đến số .. 
Từ ngày ... đến ngày .. 
Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả 
trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS 
 17 
giải quyết văn bản đến theo thời hạn đƣợc pháp luật quy định hoặc theo quy 
định của cơ quan. 
- Thủ trƣởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức có thể giao cho nhân viên 
văn thƣ hoặc ngƣời đƣợc giao trách nhiệm thực hiện những công việc sau: 
Xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng, 
khẩn cấp; 
Phân văn bản đến cho các bộ phận, cá nhân giải quyết; 
Số 
đến 
Tên loại, số và ký hiệu, 
ngày tháng và tác giả 
văn bản 
Đơn vị 
hoặc ngƣời 
nhận 
Thời 
hạn giải 
quyết 
Tiến độ 
giải 
quyết 
Số, ký hiệu 
văn bản trả 
lời 
Ghi 
chú 
Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến đúng thời hạn quy định tại 
văn bản đến. 
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc 
SỔ THEO DÕI 
 GIẢI QUYẾT CÔNG VĂN ĐẾN 
Năm: 20 
ĐƠN VỊ:. 
QUYỂN SỐ:... 
Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả 
trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS 
 18 
3. Quản lý văn bản đi 
 a) Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của 
văn bản 
Văn bản đi trong các đơn vị trƣờng học thƣờng là các văn bản, báo cáo, 
thông báo, kế hoạch đƣợc nhà trƣờng phát hành ra trong quá trình thực hiện 
chức năng, nhiệm vụ của mình và đƣợc gửi đến các cơ quan đơn vị, cá nhân 
trong và ngoài cơ quan. 
Hiệu trƣởng là ngƣời chịu trách nhiệm chính trong việc ban hành và giải 
quyết văn bản đi của đơn vị. 
Trƣớc khi phát hành văn bản, văn thƣ kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình 
bày văn bản; 
Tất cả văn bản đi của nhà trƣờng đƣợc ghi số theo hệ thống số chung của 
đơn vị do văn thƣ thống nhất quản lý, rồi ghi địa danh và ngày, tháng, năm ban 
hành văn bản. 
b) Đăng ký văn bản đi 
Các văn bản đi của đơn vị đƣợc đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi. 
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc 
SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐI 
Năm: 20 
ĐƠN VỊ:. 
QUYỂN SỐ:... 
Từ số ... đến số .. 
Từ ngày ... đến ngày .. 
Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả 
trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS 
 19 
Số, ký 
hiệu 
văn bản 
Ngày 
tháng 
của văn 
bản 
Tên loại và trích 
yếu nội dung văn 
bản 
Ngƣời 
ký 
Nơi nhận 
văn bản 
Đơn vị 
hoặc ngƣời 
nhận bản 
lƣu 
Số 
lƣợng 
bản 
Ghi 
chú 
c) Nhân bản, đóng dấu 
Văn bản đi đƣợc nhân bản theo đúng số lƣợng đƣợc xác định ở phần Nơi nhận 
của văn bản và đúng thời gian quy định. 
Khi đóng dấu, tôi đã đảm bảo theo qui định: chỉ đóng dấu khi có chữ kỹ của 
lãnh đạo nhà trƣờng, dấu đƣợc đóng phải chính xác phải rõ ràng, ngay ngắn, 
đúng chiều và đúng mực dấu quy định, đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải 
trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. 
Văn bản đi phải đƣợc vào sổ chuyển giao văn bản đi. 
Ngày chuyển Số, ký hiệu văn bản Nơi nhận văn bản Ký nhận Ghi chú 
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc 
SỔ CHUYỂN GIAO CÔNG VĂ