Đề tài Một số kinh nghiệm về kĩ năng soạn thảo văn bản trong trường tiểu học

hần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung đáp ứng yêu cầu hành chính trong những trường hợp cụ thể).
Chẳng hạn:
- Tên cơ quan chủ quản
Thực tế có một số trường do không xác định được tên cơ quan chủ quản của cơ quan ban hành văn bản nên thường xảy ra những sai sót như sau:
 UBND THỊ TRẤN BUÔN TRẤP
 TRƯỜNG TIỂU HỌC 
- Số và ký hiệu văn bản
Do không hiểu được tác dụng của số và kí hiệu văn bản nên nhiều trường văn thư vào sổ các loại văn bản rất tùy tiện, có khi văn bản ra trước thì đánh số lớn hơn văn bản ra sau, cũng có trường hợp hai văn bản khác nhau nhưng cùng chung một số. Đa số các trường đánh số văn bản không tuân theo quy định tại Thông tư 01/2011/TT-BNV mà tính theo thời gian năm học. 
- Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản
Một số giáo viên khi xây dựng kế hoạch, ghi địa danh, lấy ngay tên trường mình đang công tác, chẳng hạn: 
Lý Tự Trọng, ngày  tháng  năm
Hoặc:
Trần Phú, ngày  tháng  năm
- Chữ kí của người có thẩm quyền
Rất nhiều trường học, người kí văn bản giữ chức phó Thủ trưởng nhưng khi kí văn bản vẫn không ghi chữ KT (kí thay) trước chức danh thủ trưởng. Chẳng hạn: 
 PHÓ HIỆU TRƯỞNG
 Nguyễn Thị B
- Nơi nhận
Hầu hết văn bản của các trường viết xong đều kết thúc bằng cách thủ trưởng kí tên và đóng dấu của cơ quan chứ không ghi nơi nhận, hoặc có chăng thì cũng ghi không đúng địa chỉ.
3. Giải pháp, biện pháp
3.1. Mục tiêu của giải pháp, biện pháp
Đề tài đưa ra một số giải pháp, biện pháp nhằm thống nhất về nội dung cũng như hình thức một số loại văn bản hành chính trong nhà trường. 
 3.2. Nội dung và cách thức thực hiện giải pháp, biện pháp
Để đạt hiệu quả, trước hết tôi cung cấp cho mọi người hiểu được khái niệm về văn bản, tầm quan trọng của việc ban hành văn bản trong trường tiểu học, sau đó tổ chức các chuyên đề về kĩ năng soạn thảo văn bản trong nhà trường bao gồm nhiều nội dung khác nhau. Trong quá trình thực hiện chuyên đề, chú trọng hướng dẫn thể thức trình bày văn bản một cách chi tiết kèm theo ví dụ minh học cụ thể.
 3.2.1. Khái niệm văn bản
Văn bản nói chung là một loại phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (hay một loại kí hiệu) nhất định. Văn bản được hình thành trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội. Tùy theo từng lĩnh vực mà văn bản có những nội dung và hình thức thể hiện khác nhau.
Văn bản trong nhà trường là văn bản hành chính thông thường, bao gồm nhiều loại như: công văn, kế hoạch, báo cáo, quyết định, biên bản, thông báo, tờ trình, hợp đồng
3.2.2. Thể thức trình bày văn bản
Một văn bản được coi là trình bày đúng thể thức khi có đầy đủ các yếu tố tạo thành văn bản và được thiết lập, bố trí khoa học theo đúng các quy định hiện hành. Đây là yêu cầu cần phải được tôn trọng và tuân thủ nghiêm ngặt trong hoạt động soạn thảo, ban hành văn bản. Bởi vì, thể thức là điều kiện đảm bảo hiệu lực pháp lý cho văn bản. Do đó, cần phải nghiên cứu kỹ nội dung, vị trí, ý nghĩa các yếu tố thể thức để thể hiện đúng với từng loại hình văn bản. 
 Theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT- BNV của Bộ Nội vụ ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, thể thức văn bản bao gồm các thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với mỗi loại văn bản nhất định. 
a) Về kết cấu 
Thường được thể hiện  gồm 3 phần: phần mở đầu (phần viện dẫn), phần nội dung chính (phần triển khai) và phần kết luận (quy định hiệu lực pháp lý), Trong đó: 
* Phần mở đầu: Nêu các căn cứ pháp lý, căn cứ thực tiễn và lý do, mục đích ban hành văn bản. 
* Phần nội dung chính: Lần lượt trình bày các nội dung vấn đề phù hợp với chủ đề văn bản. Tùy vào từng loại hình (hình thức) văn bản mà phần này được trình bày theo "văn điều khoản" hoặc "văn nghị luận".
* Phần kết luận: Nêu các quy định về hiệu lực pháp lý hoặc những yêu cầu trách nhiệm thực hiện văn bản. 
Căn cứ vào tính chất, đặc điểm của mỗi loại hình văn bản để thể hiện nội dung từng phần phản ánh tính liên kết với nhau theo chủ đề nhất định nhằm tạo nên một chỉnh thể thống nhất. 
b) Về ngôn ngữ 
Văn bản hành chính thông thường được thể hiện bằng ngôn ngữ viết, tiếng Việt (tiếng Việt phổ thông). Đây là phương tiện để chủ thể quản lý thể hiện và truyền đạt ý chí của mình dưới dạng văn bản tới đối tượng có liên quan. 
Ngôn ngữ trong văn bản hành chính thông thường cần đảm bảo: tính nghiêm túc, chính xác; tính phổ thông; tính khách quan; tính trang trọng, lịch sự. Để ngôn ngữ sử dụng trong văn bản phản ánh đầy đủ các đặc điểm đó đòi hỏi người soạn thảo văn bản phải sử dụng từ, câu và dấu câu đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt. 
Một văn bản hành chính thông thường chỉ được coi là hợp lệ và có tính khả thi khi ban hành phải đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục và tuân thủ các yêu cầu về thể thức, nội dung, ngôn ngữ. 
c) Thể thức của một văn bản 
Cần phải đảm bảo đầy đủ các nội dung sau đây:
 * Tiêu ngữ 
- Khái niệm: Là thành phần biểu thị tên quốc gia và chế độ chính trị mà Nhà nước của quốc gia đó thực thi.
Ví dụ:	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
	Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
 (Đối với văn bản của nhà trường)
 Hoặc: ĐOÀN THANH NIÊN CỘNG SẢN HỒ CHÍ MINH
 (Đối với văn bản của Đoàn thanh niên)
 ĐỘI THIẾU NIÊN TIỀN PHONG HỒ CHÍ MINH
 (Đối với văn bản của Liên đội)
- Tác dụng: Thể hiện quyền quản lý hành chính của một nhà nước trên phương diện văn bản hành chính.
* Tên cơ quan ban hành văn bản
- Khái niệm: Là tên cơ quan, đơn vị soạn thảo ra văn bản. Vì trường học là đơn vị trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo (cơ quan chủ quản) nên cần phải ghi thêm tên cơ quan chủ quản của cơ quan ban hành văn bản.
Ví dụ:	PHÒNG GD&ĐT KRÔNG ANA
	TRƯỜNG TIỂU HỌC LÝ TỰ TRỌNG
Hoặc: 
 HỘI ĐỒNG ĐỘI HUYỆN KRÔNG ANA
 LIÊN ĐỘI TRƯỜNG TIỂU HỌC LÝ TỰ TRỌNG
- Tác dụng: 
+ Cho biết cơ quan (đơn vị) ban hành văn bản.
+ Cho biết vị trí của cơ quan (đơn vị) ban hành văn bản trong hệ thống tổ chức.
+ Thể hiện mối liên hệ giữa các cơ quan.
+ Giúp cho việc sử dụng, quản lý và tra tìm văn bản được thuận lợi, chính xác.
* Số và ký hiệu văn bản
- Khái niệm: Số văn bản là số thứ tự của văn bản được ban hành trong một năm đối với một cơ quan công tác (một nhiệm kỳ với các cơ quan làm việc theo nhiệm kỳ). Số văn bản được bắt đầu từ số 01 tính từ ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Ví dụ:	Số: 10/KH-THLTT
	Trong đó: - KH: Tên gọi của một kế hoạch
 - THLTT: Tên đơn vị ban hành văn bản (Tiểu học Lý Tự Trọng)
* Lưu ý: Có 02 cách đánh số cho một văn bản phù hợp với phương pháp đăng ký quản lý văn bản.
Cách 1: 
Đánh số tổng hợp: Nghĩa là đánh số chung cho tất cả các văn bản của cơ quan ban hành, không phân biệt theo tên loại của văn bản, văn bản nào ra trước thì số nhỏ, văn bản nào ra sau thì số lớn. Phương pháp này thường dùng cho các cơ quan có số văn bản không nhiều, chẳng hạn các trường học.
Cách 2: 
Đánh số theo tên loại văn bản: Nghĩa là đánh số riêng cho từng loại văn bản. Trong mỗi loại văn bản thì văn bản nào ra trước thì đánh số nhỏ, văn bản nào ra sau đánh số lớn. Thường các cơ quan đánh số theo phương pháp này lập thành hai hệ thống số thứ tự: một cho các văn bản quy phạm pháp luật, một cho các văn bản thông thường.
- Tác dụng: Số và ký hiệu của văn bản tiện cho việc đăng ký, phân loại và sắp xếp văn bản trong hồ sơ, giúp cho việc tìm kiếm được dễ dàng và nắm được số lượng văn bản mà cơ quan ban hành.
* Tên loại và trích yếu
- Khái niệm: Là tên gọi chính thức của một văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành như báo cáo, kế hoạch, quyết định trừ công văn, còn lại các loại văn bản khác khi ban hành đều phải ghi tên loại. Trích yếu là câu hay cụm từ phản ánh khái quát, ngắn gọn nội dung cơ bản của văn bản.
Trích yếu văn bản phải được viết ngắn gọn, đủ ý và phản ánh đúng nội dung chính của văn bản và được trình bày dưới tên loại, riêng đối với công văn thì yếu tố này nằm ở vị trí dưới số và kí hiệu. 
Chẳng hạn:
- Trích yếu một Quyết định (đặt dưới tên loại)
QUYẾT ĐỊNH
Về việc thành lập Ban Chỉ đạo Hội thi giáo viên dạy giỏi cấp trường 
- Trích yếu một Công văn (đặt dưới số và kí hiệu)
Số: 12/THLTT
 V/v Thành lập tổ Tư vấn thực hiện Thông tư 30/2014 
của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo
 Quy định đánh giá học sinh tiểu học
* Địa danh và ngày tháng năm
- Khái niệm: Địa danh là nơi cơ quan soạn thảo văn bản; thời gian ban hành văn bản là ngày tháng năm văn bản được hoàn tất, bắt đầu có giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành.
Ví dụ: Buôn Trấp, ngày 10 tháng 12 năm 2014
- Tác dụng: Cho ta biết được văn bản được thiết lập ở đâu, thời gian văn bản có giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành.
* Nội dung văn bản
- Khái niệm: Là toàn bộ thông tin mà văn bản cần đề cập đến. Tùy theo mỗi loại văn bản khác nhau mà thể hiện nội dung phù hợp.
- Tác dụng: 
+ Giúp cho công tác lãnh đạo, điều hành và quản lý các hoạt động của cơ quan một cách hữu hiệu. Nó phản ánh đầy đủ tình hình, kết quả hoạt động quản lý của cơ quan.
+ Góp phần thực hiện tốt các mục tiêu về quản lý như: tính khả thi, chất lượng và hiệu quả hoạt động của cơ quan. Ngược lại, nếu làm không tốt công tác văn bản sẽ hạn chế kết quả hoạt động quản lý, làm giảm hiệu lực chỉ đạo điều hành của cơ quan nói riêng và ảnh hưởng đến chất lượng cũng như hiệu quả công tác của các cơ quan trong hệ thống quản lý nhà nước nói chung (các trường, Phòng, Sở, Bộ GD&ĐT).
* Chữ ký của người có thẩm quyền
Thể hiện thẩm quyền của người quản lí trong cơ quan đơn vị.
Ví dụ: 	 HIỆU TRƯỞNG
	 (Chữ ký)
 Nguyễn Văn A
Trong trường hợp người ký văn bản giữ chức phó Thủ trưởng cơ quan phải ghi chữ (KT) trước chức danh thủ trưởng.
Ví dụ:	 KT. HIỆU TRƯỞNG
	 PHÓ HIỆU TRƯỞNG
	 (Chữ ký)
	 Nguyễn Thị B
- Tác dụng: Giúp cho văn bản có hiệu lực thi hành.
* Dấu cơ quan
Thể hiện tư cách pháp nhân của cơ quan (đơn vị) trong giao dịch với các cơ quan và trước pháp luật của Nhà nước.
- Tác dụng: Đảm bảo tư cách hợp pháp của văn bản và của chữ ký trên văn bản.
* Nơi nhận
Ghi tên cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân tiếp nhận và xử lý văn bản.
Ví dụ: Nơi nhận:
 - Phòng GD&ĐT Krông Ana;
 - Lãnh đạo nhà trường;
 - Tổ trưởng tổ chuyên môn;
 - Lưu: VT.
- Tác dụng: Giúp cho chúng ta gửi văn bản đúng đối tượng tiếp nhận và xác định rõ yêu cầu xử lý văn bản đối với đơn vị, cá nhân tiếp nhận văn bản.
3.2.5. Phương pháp soạn thảo Quyết định 
Quyết định hành chính cá biệt là loại hình văn bản áp dụng pháp luật do cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền ban hành nhằm giải quyết công việc cụ thể, do đó, phải được viết dưới dạng điều, khoản (thông thường có từ 03 đến 05 điều), trong đó mỗi điều chứa đựng những nội dung nhất định. 
Quyết định gồm có 2 phần: Phần mở đầu và phần nội dung 
a) Phần mở đầu 
Gồm 3 loại căn cứ:
+ Căn cứ thẩm quyền 
+ Căn cứ áp dụng
+ Căn cứ thực tế (thực tiễn)
Căn cứ thẩm quyền là loại căn cứ phải nêu đầu tiên, đây là cơ sở pháp lý chứng minh thẩm quyền được ban hành Quyết định của chủ thể ban hành Quyết định.
 Ví dụ: Đối với Quyết định của Hiệu trưởng nhà trường, viện dẫn căn cứ thẩm quyền là: 
Căn cứ Điều lệ trường tiểu học ban hành kèm theo Thông tư số 41/2010/TT-BGDĐT ngày 30 tháng 12 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo; 
Căn cứ áp dụng là loại căn cứ được nêu ngay sau căn cứ thẩm quyền dùng để chứng minh nội dung điều chỉnh trong Quyết định dựa trên cơ sở pháp lý là các văn bản của hệ thống luật hiện hành.
Căn cứ nhiệm vụ năm học 2015-2016 của trường Tiểu học Lý Tự Trọng;
Căn cứ thực tiễn là loại căn cứ nêu sau cùng dựa trên các văn bản, đề nghị của cơ quan, đơn vị tổ chức có thẩm quyền quản lý có liên quan đến nội dung điều chỉnh của Quyết định. Nêu tên cơ quan, đơn vị, cá nhân đề nghị (tại văn bản nào?) hoặc dựa vào cơ sở thực tiễn nào? và thường được bắt đầu bằng cụm từ mang tính khuôn mẫu: "Xét đề nghị của..."; " Xét nhu cầu..."; "Căn cứ biên bản họp...", 
Xét nhu cầu và khả năng công tác của viên chức;
Theo đề nghị của Chuyên môn,
* Cách trình bày các căn cứ
Mỗi căn cứ là một (hoặc hai) dòng, sau mỗi căn cứ là một dấu chấm phẩy(;), căn cứ cuối cùng là dấu phẩy(,) 
Căn cứ pháp lý trình bày trước căn cứ thực tiễn.
b) Phần nội dung chính của Quyết định
Thông thường nội dung một Quyết định gồm từ 3 đến 5 Điều, song về cơ bản gồm 3 Điều với các chức năng cụ thể như sau:
Điều 1. Thể hiện đối tượng, thành phần tham gia giải quyết công việc
Điều 2. Nêu lên các quyền lợi và nghĩa vụ của đối tượng đã được điều chỉnh ở điều 1.
Điều 3. Nêu thời gian có hiệu lực, đối tượng có trách nhiệm thi hành văn bản và quy định về xử lý văn bản cũ (nếu có). 
Chẳng hạn, đối với Quyết định thành lập Ban chỉ đạo Hội thi giáo viên dạy giỏi cấp trường "văn điều khoản" để diễn đạt nội dung các điều như sau: 
Điều 1. Thành lập Ban chỉ đạo Hội thi giáo viên dạy giỏi cấp trường (nêu tên gọi đầy đủ gồm: họ tên, chức vụ hiện giữ, phân công trách nhiệm).
 Điều 2. Ban chỉ đạo Hội thi giáo viên dạy giỏi cấp trường có nhiệm vụ chỉ đạo Hội thi theo đúng quy định của Ngành (nêu nhiệm vụ quyền hạn).
Điều 3. Phụ trách Chuyên môn, Tài vụ nhà trường và cá nhân có tên tại Điều 1 căn cứ Quyết định thi hành./.
Mẫu Quyết định:
Mẫu 1:
 TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH VĂN BẢN	 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
 Số: /QĐ- (1) Địa danh, ngày.tháng.năm 
QUYẾT ĐỊNH CỦA (Chủ thể ra quyết định) (2)
(V/v:.)
THẨM QUYỀN BAN HÀNH
Căn cứ..;
Căn cứ..;
Căn cứ..;
Theo đề nghị của.,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. 
Điều 2. ...
Điều 3. 
Nơi nhận: CHỦ THỂ KÍ VĂN BẢN
- Tên cơ quan đơn vị nhận văn bản;
- Lưu: VT. 
	Họ tên người kí văn bản
 (3)
Ghi chú:	
(1) Phần ký hiệu ghi tên cơ quan đơn vị ban hành văn bản (viết tắt, bằng chữ in hoa)
(2) Nếu cơ quan hoạt động theo chế độ lãnh đạo thủ trưởng (Hiệu trưởng) phần tên cơ quan được ghi bằng chức danh của thủ trưởng cơ quan.
(3) Phần này ghi thể thức ký văn bản và chức danh người ký
Sau đây là một số ví dụ cụ thể đối với Quyết địnhcủa Nhà trường và của Liên đội 
 PHÒNG GD & ĐT K RÔNG ANA CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG TIỂU HỌC LÝ TỰ TRỌNG Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: 82/QĐ-THLTT Buôn Trấp, ngày 05 tháng 12 năm 2014
QUYẾT ĐỊNH
Về việc Thành lập Hội đồng chấm thi chữ viết đẹp học sinh cấp trường Năm học 2014-2015
HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG TIỂU HỌC LÝ TỰ TRỌNG
Căn cứ Điều lệ trường tiểu học ban hành kèm theo Thông tư số 41/2010/TT-BGDĐT ngày 30 tháng 12 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo;
Căn cứ vào nhiệm vụ năm học 2014 – 2015;
Xét khả năng, phẩm chất cán bộ, viên chức;
Theo đề nghị của Chuyên môn,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Thành lập Hội đồng chấm thi chữ viết đẹp học sinh cấp trường năm học 2014-2015 gồm các ông, bà có tên sau:
01. Bà Nguyễn Thị A - Hiệu trưởng - Chủ tịch
02. Bà Lê Thị B - Phó Hiệu trưởng - Phó Chủ tịch
03. Ông Đinh Văn T - Giáo viên - Thư kí
04. Bà Trần Thị H - Tổ trưởng tổ 1 - Thành viên 
05. Bà Đậu Thị P - Tổ trưởng tổ 2 - Thành viên
06. Bà Hồng Thị M - Tổ trưởng tổ 4 - Thành viên
07. Bà Lê Thị C - Giáo viên - Thành viên
Điều 2. Hội đồng chấm thi chữ viết đẹp học sinh có nhiệm vụ tổ chức và điều hành Hội thi theo đúng quy định.
Thời gian: Từ 07 giờ 30 phút đến 17 giờ 00 ngày 12 tháng 01 năm 2015.
Điều 3. Bộ phận Tài vụ và các ông, bà có tên tại Điều 1 căn cứ Quyết định thi hành.
Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày kí./.
Nơi nhận: HIỆU TRƯỞNG
- Như Điều 3;
- Lưu: VT.	 (Đã kí)
 Nguyễn Thị A
HỘI ĐỒNG ĐỘI HUYỆN KRÔNG ANA ĐỘI TNTP HỒ CHÍ MINH 
LIÊN ĐỘI TRƯỜNG TH LÝ TỰ TRỌNG 
Số: 27/QĐ- LĐTHLTT Buôn Trấp, ngày 08 tháng 9 năm 2014
QUYẾT ĐỊNH
(Về việc Thành lập Ban phụ trách Đội TNTP Hồ Chí Minh và Sao Nhi đồng Hồ Chí Minh - Năm học 2014-2015
HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG TIỂU HỌC LÝ TỰ TRỌNG
Căn cứ Điều lệ trường tiểu học ban hành kèm theo Thông tư số 41/2010/TT-BGDĐT ngày 30 tháng 12 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo;
Căn cứ vào Điều lệ và hướng dẫn thực hiện điều lệ Đội TNTP Hồ Chí Minh của Hội Đồng Đội Trung Ương;
Căn cứ vào chương trình công tác Đội và phong trào Thiếu nhi năm học 2014 – 2015;
Xét khả năng và nhu cầu công tác của cán bộ, giáo viên.
Theo đề nghị của Tổng phụ trách đội,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Thành lập Ban phụ trách Đội TNTP Hồ Chí Minh và Sao Nhi đồng Hồ Chí Minh năm học 2014 –2015 (Có danh sách kèm theo)
Điều 2: Ban Phụ trách Đội TNTP Hồ Chí Minh và Sao Nhi đồng Hồ Chí Minh có nhiệm vụ tham gia xây dựng, tổ chức thực hiện kế hoạch hoạt động của Đội TNTP Hồ Chí Minh và Sao Nhi Đồng Hồ Chí Minh ở nhà trường thông qua công tác giáo dục ngoài giờ lên lớp và hoạt động ngoại khoá theo các chủ đề năm học, chủ điểm từng tháng.
Điều 3: Các ông (bà) có tên ở điều I căn cứ quyết định thi hành.
Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký .
Nơi nhận: HIỆU TRƯỞNG
- Như Điều 3;
- Lưu: VT.	 (Đã kí)
 Nguyễn Thị A
DANH SÁCH BAN PHỤ TRÁCH ĐỘI TNTP HỒ CHÍ MINH VÀ SAO NHI ĐỒNG HỒ CHÍ MINH - NĂM HỌC 2014-2015 
(Ban hành kèm theo quyết định số 27 ngày 08 tháng 9 năm 2014 của Hiệu trưởng trường TH Lý Tự Trọng)
STT
HỌ VÀ TÊN
CHỨC VỤ
NHIỆM VỤ ĐƯỢC PHÂN CÔNG
01
 Phạm Lê Đăng K
TPT Đội
Trưởng ban
02
Thân Thị T
Bí thư đoàn 
Phó Trưởng ban
03
Nguyễn Thị Kim D
GV
Ủy viên - Phụ trách Chi đội 5A
04
Hoàng Thị H
GV
Ủy viên - Phụ trách Chi đội 5B
05
Nguyễn Thị Đ
GV
Ủy viên - Phụ trách Chi đội 4A
06
Nguyễn Thị H
GV
Ủy viên - Phụ trách Chi đội 4B
07
Trần Thị L
GV
Ủy viên - Phụ trách Sao Nhi đồng 3A
08
Nguyễn Thị Bích L
GV
Ủy viên - Phụ trách Sao Nhi đồng 3B
09
Dương Thị H
GV
Ủy viên - Phụ trách Sao Nhi đồng 2A
10
Nguyễn Thị H
GV
Ủy viên - Phụ trách Sao Nhi đồng 2B
11
Hồng Thị H
GV
Ủy viên - Phụ trách Sao Nhi đồng 1A
12
Trịnh Thị N
GV
Ủy viên - Phụ trách Sao Nhi đồng 1B
 (Danh sách này gồm có 12 người)
3.2.6. Phương pháp soạn thảo Kế hoạch
Kế hoạch là văn bản dùng để xác định mục đích yêu cầu, chỉ tiêu của nhiệm vụ cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các biện pháp về tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó.
Khác với Quyết định, khi soạn thảo Kế hoạch ta không sử dụng cách diễn đạt "văn điều khoản" với ngôn ngữ cứng rắn, mệnh lệnh mà lại sử dụng "văn nghị luận" với ngôn ngữ mềm mỏng mang tính thuyết phục cao (nhưng vẫn đảm bảo các yêu cầu ngôn ngữ hành chính công vụ) để hình thành nội dung văn bản. Bởi vì, công văn không chứa đựng các quy tắc xử sự mà được sử dụng trao đổi thông tin hình thành trong quản lý giữa các cơ quan, tổ chức với nhau hoặc giữa cơ quan, tổ chức với công dân nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao.  
Kế hoạch có rất nhiều loại khác nhau.
Ví dụ:
+ Kế hoạch điều chỉnh nội dung dạy học;
+ Kế hoạch Bồi dưỡng học sinh năng khiếu;
+ Kế hoạch phụ đạo học sinh yếu;
+ Kế hoạch Bồi dưỡng thường xuyên
Mẫu của một loại Kế hoạch:
Tên cơ quan chủ quản CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Tên cơ quan ban hành văn bản	 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
 Số: /KH - (1) Địa danh, ngàytháng... năm 
KẾ HOẠCH
(V/v: .)
Họ và tên: 
Chức vụ: 
Đơn vị công tác: 
I. Căn cứ
+ Căn cứ áp dụng
+ Căn cứ thực tế (thực tiễn)
II. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU
Nêu mục đích, yêu cầu của việc xây dựng kế hoạch
III. NỘI DUNG, THỜI LƯỢNG 
IV. KẾ HOẠCH CỤ THỂ
	( 2)
Ghi chú:	
(1) Phần ký hiệu ghi tên cơ quan đơn vị ban hành văn bản. 
(2) Phần này ghi thể thức ký văn bản (Họ và tên người xây dựng kế hoạch).
Sau đây là một ví dụ về kế hoạch cá nhân:
PHÒNG GD&ĐT KRÔNG ANA TRƯỜNG TIỂU H ỌC LÝ TỰ TRỌNG
 CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
 Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: /KH - (1) Buôn Trấp, ngàythángnăm 2014
KẾ HOẠCH
Bồi dưỡng thường xuyên 
Năm 2014 - 2015
Họ và tên: Trần Thị M
Chức vụ: Giáo viên
Đơn vị công tác: Trường tiểu học Lý Tự Trọng
Huyện Krông Ana, Tỉnh Đắk Lắk.
Căn cứ Chương trình bồi dưỡng thường xuyên giáo viên tiểu học ban hành kèm theo Thông tư số 32/2011/TT-BGDĐT ngày 08 tháng 8 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ giáo dục và Đào tạo; Quy chế bồi dưỡng thường xuyên giáo viên mầm non, phổ thông và giáo dục thường xuyên ban hành kèm theo Thông tư số 26/2012/TT-BGDĐT ngày 10 tháng 7 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ giáo dục và Đào tạo;
Căn cứ Hướng dẫn số 1292/SGDĐT-TCCB ngày 23/10/2012 về hướng dẫn thực hiện Thôn