Sáng kiến kinh nghiệm Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ ở trường Tiểu học Thanh Xuân Trung

 hiện đại. 
2. Công tác lưu trữ: 
 Là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và sử 
dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Công tác lưu trữ bao gồm những nội dung: 
Phân loại tài liệu lưu trữ, đánh giá tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu 
thập bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài 
liệu lưu trữ. Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc công tác lưu trữ ở 
các cơ quan phải đảm bảo: Tính khoa học, tính cơ mật. 
Để có một văn bản mang tính chính xác cao, đòi hỏi người phụ trách công 
tác văn thư phải có những kỷ năng về xây dựng văn bản, cần nắm được các 
phương pháp soạn thảo văn bản vừa đầy đủ nội dung, vừa đúng thể thức của mỗi 
loại văn bản cụ thể do Nhà nước quy định. 
Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý, giảng dạy và học tập thì việc 
tìm kiếm văn bản đã lưu trữ đòi hỏi cần phải nhanh chóng, chính xác. 
Mục đích của đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ những khó khăn 
vướng mắc nêu trên. 
6 
II. CỞ SỞ THỰC TIỄN: 
1. Đặc điểm tình hình chung: 
 Công tác văn thư là một lĩnh vực hoạt động không thể thiếu trong hoạt 
động quản lý của tất cả các cơ quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin bằng văn 
bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc 
thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức. 
 Với vai trò như vậy, công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải 
quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ 
quan, tổ chức. Trong thời gian qua, công tác văn thư đã đạt được những kết quả 
nhất định thể hiện trên phương diện quản lý và tổ chức thực hiện như sau: 
 Nhận thức được vai trò, ý nghĩa và tác dụng của công tác văn thư trong 
hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước nói chung, của mỗi cơ quan tổ chức nói 
riêng, Nhà nước đã quan tâm đến việc ban hành các văn bản để quản lý, chỉ đạo 
công tác này. 
Ban hành Quy định công tác văn thư, lưu trữ các cấp và các ngành; Quy 
định về quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi; lập hồ sơ và quản lý hồ sơ tài 
liệu lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan 
Cùng với việc ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo công tác văn thư thì tổ chức 
văn thư được quan tâm kiện toàn ở các ngành, các cấp. 
 Năm học 2020-2021 trường Tiểu học Thanh Xuân Trung có gần 2000 học 
sinh/tổng số 37 lớp, số lượng cán bộ giáo viên, nhân viên nhà trường là 58 người. 
Trong đó: + CBQL: 03 người. 
 + Giáo viên: 51 người. 
 + Nhân viên: 04 người. 
2. Thuận lợi: 
Công tác văn thư lưu trữ có đầy đủ hệ thống văn bản mang tính pháp lý. Đi 
cùng với đó là sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của UBND quận, Phòng Giáo dục 
và Đào tạo quận Thanh Xuân và Ban Giám hiệu nhà trường. Hiện nay các văn 
bản đến đều được chuyển trực tiếp vào hộp thư điện tử của nhà trường 
7 
c1thanhxuantrung-tx@hanoiedu.vn và qua trang website quản lý văn bản đi đến 
tại địa chỉ  
Đảng, Chính quyền, các ban ngành, đoàn thể và nhân dân rất quan tâm đến 
giáo dục, có tinh thần đoàn kết và hợp tác với nhà trường. Đội ngũ CBGVNV trẻ 
năng động, nhiệt tình, có năng lực chuyên môn tốt, luôn cố gắng hoàn thành 
nhiệm vụ của mình với tinh thần trách nhiệm cao. 
 Cơ sở vật chất đáp ứng khá đầy đủ và kịp thời cho công tác quản lý, dạy 
học và các hoạt động khác. 
 3. Khó khăn: 
 Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đã đạt được, việc thực hiện công tác 
văn thư trong thời gian qua đã bộc lộ những hạn chế cần được quan tâm khắc 
phục, đó là: 
- Số lượng cán bộ làm công tác văn thư vẫn còn khá "mỏng", tình trạng 
cán bộ làm công tác văn thư kiêm nhiệm lưu trữ vẫn còn nhiều. Mặt khác, trình 
độ chuyên môn, nghiệp vụ của một bộ phận cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ 
vẫn chưa theo kịp yêu cầu công việc đề ra. 
 - Việc giao, nhận văn bản, công văn và lưu trữ chủ yếu bằng hình thức 
thủ công, sắp xếp không khoa học. 
 - Cơ sở vật chất cho công tác văn thư bước đầu được cải thiện tuy nhiên 
vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu về hiện đại hóa công tác văn thư. 
 - Việc lập hồ sơ công việc và lưu trữ hiện hành; ban hành bảng thời hạn 
bảo quản tài liệu, nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan chưa được thực hiện khoa học. 
 - Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư còn nhiều hạn 
chế do cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của nhiều trường chưa được đồng nhất. 
III. BIỆN PHÁP THỰC HIỆN: 
1. Công tác vận động tuyên truyền: 
Tuyên truyền, phổ biến sâu rộng các quy định của pháp luật về công tác 
văn thư, lưu trữ đến toàn thể cán bộ viên chức để nhận thức đúng đắn về vai trò, 
ý thức trách nhiệm trong công tác văn thư, lưu trữ dựa trên các văn bản được 
quy định như: 
8 
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ về công tác 
văn thư. 
Công văn số 879/SGDĐT-VP ngày 23/03/2020 của Sở Giáo dục và Đào 
tạo Hà Nội triển khai thực hiện Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 
của Chính phủ về công tác văn thư. 
Kế hoạch số 56/KH-UBND ngày 03/02/2021 của Ủy ban nhân dân quận 
Thanh Xuân về công tác văn thư, lưu trữ năm 2021. 
Kế hoạch số 06/PGD&ĐT ngày 19/02/2021 của Phòng Giáo dục và Đào 
tạo quận Thanh Xuân về thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 ngành 
GD&ĐT quận Thanh Xuân. 
Căn cứ trên Kế hoạch của UBND quận và phòng GD&ĐT quận Thanh 
Xuân nhà trường đã xây dựng Kế hoạch 04/KH-THTXT ngày 05/02/2021 về Kế 
hoạch thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2021. 
Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ như 
lưu trữ văn bản đi đến qua phần mềm, phương tiện phục vụ cho công tác văn thư, 
lưu trữ điện tử để đưa vào khai thác sử dụng thuận tiện, đa dạng hóa các loại 
hình sử dụng tài liệu một cách hiệu quả, nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. 
2. Tổ chức giải quyết: 
Các biện pháp đánh máy soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội 
dung, chính xác cao để trình ký người làm công tác văn thư muốn hoàn thành tốt 
nhiệm vụ được giao nói chung, soạn thảo được một văn bản đúng yêu cầu, đầy 
đủ nội dung, chính xác để trình ký nói riêng cần phải thực hiện tốt một số nội 
dung sau: 
- Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt 
là cập nhật thông tin, kiến thức qua mạng Internet, tìm kiếm đầy đủ, kịp thời các 
văn bản mới nhất phục vụ chuyên môn nghiệp vụ lĩnh vực mình công tác. 
- Thực hiện nghiêm túc quy trình soạn thảo và ban hành văn bản, đảm bảo 
đúng thẩm quyền, hình thức thể thức và kỹ thuật trình bàu văn bản theo quy định 
tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính Phủ. 
9 
- Tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của nhà trường, nhất 
là về lĩnh vực mình phụ trách để thuận lợi trong soạn thảo văn bản. 
- Phải năng động, sáng tạo trong công việc; mạnh dạn, thẳng thắn trong 
công tác tham mưu với cấp trên. 
- Phối hợp tốt với các tổ chức đoàn thể, tổ chuyên môn, bộ phận chuyên 
trách trong mọi hoạt động của nhà trường. 
- Đảm bảo đúng, chính xác, trình bày đúng thể thức. 
2.1. Tổ chức quản lý công văn đến: 
Những năm gần đây với sự phát triển của công nghệ thông tin các đơn vị 
trao đổi văn bản qua hộp thư điện tử, đây là phương tiện vừa nhanh và dễ lưu trữ. 
Vì vậy, hàng ngày tôi vào hộp thư lấy văn bản về đưa vào thư mục văn bản đến 
đã tạo theo từng năm, tháng để lưu trữ sau đó in ra vào sổ theo dõi văn bản đến 
và trình Hiệu trưởng bằng phiếu xử lý văn bản để phê duyệt chuyển cho các bộ 
phận, đồng thời thư mục này được chia sẻ rộng để khi chuyển văn bản cho các 
bộ phận có thể vào thư mục này và lấy văn bản về thực hiện công việc. Đây là 
phương pháp lưu trữ văn bản đến vừa khoa học lại tra cứu nhanh, tiếp kiệm 
được giấy cho đơn vị. 
+ Văn bản đến bằng giấy 
- Khi có công văn chuyển đến tôi là người trực tiếp tiếp nhận đăng ký và có 
theo dõi công văn đến từ nguồn nào (người nhận). Kiểm tra sơ bộ có phải 
đúng công văn gửi cho đơn vị mình không và phân loại hồ sơ (ghi vào sổ, scan 
để lưu trữ vào máy). Công văn đến có thể phân thành từng tháng theo ngày 
tháng công văn, theo số thứ tự Văn bản đến bằng giấy sau khi scan được văn thư 
cơ quan giữ lại lưu thành từng file nằm trong các thư mục (VD: Sở GD&ĐT, 
các sở ban ngành, UBND quận Thanh Xuân, phòng GD&ĐT quận). 
Sau đó ghi công văn đến (đây là việc làm cần thiết để xác định công văn đã 
qua bộ phận văn thư, biết được ngày công văn đến, giúp cho việc tìm kiếm sau 
này được dễ dàng). Tiếp tục vào sổ công văn đến theo mẫu. 
Tra cứu công văn khi cần đến: 
10 
- Từ trang nhập theo mẫu công văn đến ta dùng Hyperlink liên kết với trang 
văn bản. Đã được scan lưu trong thư mục với tên cơ quan chủ quản 
Ví dụ: ta muốn tìm công văn số 1 của Sở Nội vụ, thì nhắp chuột vào mục 1 
thì nó sẽ hiện lên mẫu công văn cần tìm 
+ Văn bản đến qua mạng 
- Khi nhận được văn bản đến qua mạng kiểm tra tính xác thực về nguồn 
gốc nơi gửi và sự toàn vẹn của văn bản chờ ý kiến phân phối, văn thư cơ quan 
chuyển văn bản giấy cho quản lý chuyên môn được giao chủ trì giải quyết. Loại 
văn bản phải scan được thực hiện theo quy định của từng cơ quan. Và lưu lại với 
từng thư mục riêng. 
- Chuyển cho người có trách nhiệm cho ý kiến phân phối văn bản đến (lãnh 
đạo văn phòng hoặc lãnh đạo cơ quan, tổ chức). 
2.2. Tổ chức giải quyết công văn đi. 
- Công văn đi là các văn bản, báo cáo, thông báo được cơ quan đơn vị 
phát hành ra trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình và được 
gửi đến các cơ quan đơn vị, cá nhân trong và ngoài cơ quan. 
- Thủ trưởng là người chịu trách nhiệm chính trong việc ban hành và giải 
quyết công văn đi của cơ quan. 
- Những công văn trước khi ký và gửi đi phải được kiểm tra kỹ về mặt thể 
thức và thủ tục 
- Những công văn của cơ quan gửi đi hoặc để lưu hành nội bộ đều phải qua 
bộ phận văn thư để đăng ký vào sổ công văn đi và xếp vào hồ sơ lưu công văn đi. 
- Công văn được chuyển đi bằng nhiều cách nhưng luôn luôn lúc nào văn 
thư cũng phải vào sổ chuyển công văn, người nhận công văn mang đi phải ký 
nhận vào sổ. 
- Ngoài ra, trong cơ quan còn một số giấy tờ khác như: Giấy đi đường, giấy 
giới thiệu, giấy xác nhận đều phải được quản lý chặt chẽ, đồng thời phải vào 
sổ để tiện cho việc theo dõi. Do tính đặc thù có thể lập từng sổ riêng biệt để 
quản lý chặt chẽ các loại giấy tờ, tài liệu, 
11 
- Công văn đi phải được lưu ở hai nơi: Văn thư và nơi thảo ra công văn, để 
việc tra cứu được nhanh và thuận tiện tôi đã đã lưu thành từng mục và theo 
tháng. 
- Sổ công văn được lập từ đầu năm và đánh số từ 1, 
+ Tra cứu công văn đi khi cần: 
- Từ trang nhập theo mẫu công văn đi, tìm đến cột chọn nơi lưu nhấp vào 
liên kết đó, nó sẽ có đường dẫn đến nơi lưu văn bản. 
Những năm gần đây với sự phát triển của công nghệ thông tin các đơn vị 
trao đổi văn bản qua hộp thư điện tử, hệ thống phần mềm quản lý văn bản của 
UBND quận đây là phương tiện vừa nhanh và dễ lưu trữ. Vì vậy, hàng ngày Văn 
thư vào hộp thư lấy văn bản về đưa vào thư mục văn bản đến đã tạo theo từng 
năm, tháng để lưu trữ sau đó in ra vào sổ theo dõi văn bản đến và trình Hiệu 
trưởng phê chuyển cho các bộ phận, đồng thời thư mục này được chia sẻ rộng để 
khi chuyển văn bản cho các bộ phận có thể vào thư mục này và lấy văn bản về 
thực hiện công việc. Đây là phương pháp lưu trữ văn bản đến vừa khoa học lại 
tra cứu nhanh, tiếp kiệm được giấy cho đơn vị. 
2.3. Công tác bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản trong trường học. 
Công tác bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản trong trường học là một 
công tác rất quan trọng, nó đòi hỏi người làm công tác này phải thận trọng, tỷ mỉ, 
ngăn nắp và phải khoa học. 
 Làm tốt công tác lưu trữ văn bản sẽ góp phần thực hiện tốt ba mục tiêu 
quản lý: năng suất, chất lượng và hiệu quả của cơ quan. Ngược lại, nếu làm 
không tốt công tác văn bản sẽ hạn chế đến kết quả hoạt động quản lý, làm giảm 
hiệu lực chỉ đạo điều hành của cơ quan, tổ chức, ảnh hưởng đến chất lượng và 
hiệu quả công tác của cơ quan, tổ chức và bộ máy Nhà nước nói chung và 
trường học nói riêng. 
 - Quy định mở sổ theo dõi theo từng năm. Bắt đầu từ ngày 02/01 đến hết 
31/12 của năm tài chính. Mở sổ lấy số thứ tự mới như: 01, 02, bắt đầu từ ngày 
02/01, tương tự như vậy thực hiện các năm kế tiếp. 
12 
 - Phân loại theo tính chất của văn bản như: Tờ trình, báo cáo, quyết 
định, theo thứ tự thời gian, ta dùng bấm lỗ để kẹp lưu giữ lại cho khỏi rơi, 
đựng vào thùng hồ sơ, phía trên có ghi tờ mục lục. 
 - Cuối năm tất cả được đóng lại thành tập, in bảng kê từng loại (danh mục 
hồ sơ) và đưa vào lưu trữ. 
 2.4. Quản lý học bạ học sinh, sổ đăng bộ, hồ sơ chuyển đi - đến (hồ sơ 
học sinh): 
Đối với công tác văn thư việc quản lý học bạ học sinh là một việc hết sức 
quan trọng để tra cứu và thống kê Phổ cập giáo dục chính xác. Để quản lý tốt 
học bạ nhất thiết phải có: 
 - Sổ đăng bộ học sinh (theo mẫu thống nhất chung của ngành giáo dục). 
 - Sổ theo dõi rút học bạ (chuyển đi, chuyển đến hoặc nghỉ học). 
 - Sổ theo dõi học bạ các lớp trong năm học (sổ này theo dõi diễn biến, 
tăng hay giảm của các lớp trong từng tháng và mỗi năm học). 
  Trình tự quản lý và theo dõi: 
 Sổ đăng bộ: 
 + Sau khi hồ sơ tuyển sinh vào đầu năm học xong và được phân bổ theo 
lớp. Văn thư tập hợp danh sách của các lớp, xếp theo thứ tự vần A, B, C,  và 
ghi vào sổ đăng bộ tuyệt đối chính xác, cẩn thận, sạch sẽ và đầy đủ thông tin 
(theo mẫu quy định). 
 + Mỗi năm học cần bổ sung hồ sơ học sinh như: lên lớp, ở lại lớp, chuyển 
đi, chuyển đến. 
 + Ghi kết thúc mỗi năm học số lượng đầu năm, cuối năm, chuyển đi, 
chuyển đến và phải có xác nhận của hiệu trưởng. 
 2.5. Hồ sơ cán bộ, công chức - viên chức: 
- Các hồ sơ trên phải được Hiệu trưởng nhà trường xác nhận và chứng 
minh. 
 - Khi chuyển giao hồ sơ cán bộ, công chức hoặc tiếp nhận hồ sơ công 
chức cần thực hiện theo Quyết định số 14/2006/QĐ-BNV ngày 06/11/2006 của 
Bộ Nội vụ về việc Ban hành quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; 
13 
- Sắp xếp các hồ sơ theo vần tên A, B, C đảm bảo các nguyên tắc dễ tìm 
thấy, dễ thấy hay không thất lạc hồ sơ. 
2.6. Quản lý sử dụng con dấu. 
- Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện 
theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu. 
- Con dấu phải được quản lý và sử dụng tại trụ sở của đơn vị. 
- Cán bộ văn thư được giao giữ con dấu có trách nhiệm thực hiện những 
quy định sau: 
Không giao con dấu cho người khác quản lý và sử dụng khi chưa được 
phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. 
 Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của đơn vị. 
 Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ đúng thể thức và sau khi đã 
có chữ ký của người có thẩm quyền. Không được đóng dấu khống chỉ, hoặc 
đóng dấu trước khi ký. 
2.7. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư 
lưu trữ. 
Công nghệ thông tin (CNTT) hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các 
lĩnh vực của đời sống xã hội và nó đem lại hiệu quả rất cao. Vì vậy, ứng dụng 
CNTT vào công tác văn thư và lưu trữ là một vấn đề được Đảng và Nhà nước ta 
hết sức quan tâm, vì đây là lĩnh vực mang tính thời đại góp phần không nhỏ vào 
quá trình hoạt động của một cơ quan, đơn vị. 
Để ứng dụng thành công CNTT vào công tác văn thư lưu trữ thì yêu cầu 
các tổ chức, cơ quan, đơn vị phải có những giải pháp như: 
- Quan tâm hơn nữa cán bộ làm công tác văn thư trong cả hệ thổng công 
đoàn, tăng cường tập huấn thông qua các lớp bồi dưỡng tin học ứng dụng CNTT. 
- Xây dựng hệ thống mạng Lan, kết nối hệ thống đảm bảo thông suốt, kịp 
thời trong khâu ứng dụng, quản lý khai thác tài liệu, văn bản sử dụng trang web 
của cơ quan và các đơn vị liên quan. 
- Trang bị phòng văn thư phù hợp với chức năng hoạt động, đảm bảo thông 
tin nhanh chóng, thông suốt, chính xác, bảo mật. Hệ thống máy tính nối mạng 
14 
đảm bảo trong quá trình tra cứu các cổng thông tin điện tử và các đơn vị liên 
quan truyền tải thông tin khi có yêu cầu, các phương tiện máy Scan được kết 
nối phù hợp, đảm bảo tốt thông tin tín hiệu khi nhận. 
- Thông qua phần mềm quản lý văn bản đi, đến cần tăng cường hơn nữa 
khâu kết nối đồng bộ các hệ thống thông tin nhằm đảm bảo sự chính xác, kịp 
thời, an toàn trong điều hành tác nghiệp từ UBND quận, phòng GD&ĐT quận 
đến nhà trường. 
- Theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật, việc ứng dụng mạnh mẽ CNTT, 
văn bản điện tử sẽ được lưu hành, công việc văn thư, lưu trữ sẽ được chuyên 
nghiệp hóa nhưng để tài liệu lưu trữ thực sự có ý nghĩa, phục vụ, sử dụng thông 
tin rộng rãi có độ chính xác cao và có giá trị đặc biệt luôn phải được quản lý 
thống nhất bới bộ phận văn thư, lưu trữ. 
Trên cơ sở phân tích, đánh giá và khắc phục những hạn chế của hệ thống 
quản lý hành chính và hệ thống quản lý các quy trình nghiệp vụ ở cơ quan nhà 
nước. Đây thực chất là một trong những hình thức rà soát thủ tục hành chính 
nhằm xây dựng một quy trình xử lý công việc khoa học, hợp lý, một phương 
pháp làm việc khoa học, xác định rõ việc (làm gì); rõ người (ai làm); và rõ cách 
làm (theo trình tự nào, theo quy định nào, theo biểu mẫu nào); đảm bảo các cơ 
sở, căn cứ pháp lý để người lãnh đạo có thể kiểm soát được quá trình giải quyết 
công việc nội bộ cơ quan. Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng sẽ không 
ngừng nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác văn thư, khắc phục được 
tồn tại phổ biến lâu nay của cơ quan hành chính nhà nước là làm theo thói quen, 
kinh nghiệm, tuỳ tiện. Đây cũng là một hoạt động có ý nghĩa thiết thực trong 
quá trình hội nhập quốc tế hiện nay. 
Trong thời điểm hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác 
văn thư hầu như mới chỉ dừng ở việc đánh máy, in văn bản (thay máy chữ trước 
kia) và đăng ký văn bản đi, đến (thay cách đăng ký bằng sổ). Việc quản lý và xử 
lý văn bản qua mạng máy tính còn chưa được triển khai triệt để. Các khâu 
nghiệp vụ cụ thể trong văn thư như soạn thảo và xử lý văn bản, lập hồ sơ hiện 
hành, theo dõi giải quyết văn bản được coi là một quy trình cần được chấn chỉnh. 
15 
Trong khi đó, mọi khâu trong quy trình nghiệp vụ của công tác văn thư đều có 
thể nhờ sự trợ giúp của công nghệ thông tin để tiết kiệm thời gian, công sức. 
PHẦN III. NHỮNG BÀI HỌC KINH NGHIỆM – KIẾN NGHỊ: 
Qua hơn 10 năm làm công tác văn thư tại trường Tiểu học, nhờ đưa ra một 
số giải pháp và cách thực hiện có khoa học, bản thân tôi đã đạt được một kết quả 
như sau: 
 - Các loại thông tin báo cáo kịp thời, đúng, nhanh, đáp ứng được các yêu 
cầu của Ban Giám hiệu đề ra. 
 - Hồ sơ, công văn được cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, sắp xếp ngăn 
nắp theo danh mục, thuận tiện trong việc tra cứu khi cần thiết. 
 - Tủ đựng hồ sơ ngăn nắp, phân loại cụ thể, đẹp mắt, có khoa học. 
 - Công việc đều được giải quyết hàng ngày, chủ động. 
 - Bài thi lưu trữ ngăn nắp, gọn gàng theo từng đợt kiểm tra. 
 - Đối với hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức đã cập nhật các thông tin kịp 
thời theo từng năm và lưu trữ cẩn thận. 
 - Định kỳ hàng tháng hoặc đột xuất, tôi kiểm tra và vệ sinh toàn diện khu 
vực lưu trữ không để xảy ra tình trạng bị mối mọt. 
 Nói chung, để bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ trong trường học là một công 
việc đòi hỏi sự tỉ mỉ, thận trọng, khoa học và ngăn nắp. Ngoài những hồ sơ văn 
thư lưu trữ và bảo quản còn có nhiều loại khác nữa. 
Hiện nay công tác văn thư ở trường học đã đi vào nề nếp, phát huy được 
hiệu quả, đáp ứng được yêu cầu công tác quản lý, giảng dạy và hoạt động khác 
trong nhà trường nhờ biết khai thác tốt các thế mạnh sẵn có và ứng dụng tốt 
Công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ. Bản thân tôi được phân công 
làm nhiệm vụ Văn thư nhà trường. Ý thức đầy đủ được vai trò và tầm quan trọng 
của công tác văn thư lưu trữ nhà trường nên trong quá trình công tác tôi luôn tìm 
tòi, cải tiến công tác tìm ra những biện pháp tích cực nhất đem lại hiệu quả cao 
trong công tác văn thư hành chính, góp phần tích cực trong việc tham mưu cho 
lãnh đạo nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ quản lý nhà trường và cũng như để 
chia sẻ cùng đồng nghiệp. 
16 
1. Bài học kinh nghiệm: 
Là người làm công tác văn thư cần phải khô