Sáng kiến kinh nghiệm Một số biện pháp giúp cán bộ, giáo viên, nhân viên trong trường tiểu học Lương Thế Vinh biết cách sắp xếp các tài liệu trên máy tính một cách khoa học

 thứ tư”. Như vậy, để có khả năng tham gia vào cuộc cách mạng đòi hỏi phải có một lộ trình trong việc đào tạo và cung cấp nhân lực, gánh nặng này được đặt lên vai ngành Giáo dục và Đào tạo.
Trước những ý kiến của các chuyên gia tại các diễn đàn lớn bàn về chủ đề này, Chính phủ Việt Nam đã thể hiện sự quyết tâm đón lấy cơ hội để tham gia cuộc cách mạng lần thứ tư cho Việt Nam. Từng bước chuẩn bị tốt cho những điều kiện tham gia cuộc cách mạng, ngày 04/5/2017 thủ tướng chính phủ ra Chỉ thị số 16/CT-TTg về việc tăng cường năng lực tiếp cận cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư”. Riêng với Bộ Giáo dục và Đào tạo Thủ tướng chỉ thị : “ Thúc đẩy triển khai giáo dục về khoa học, công nghệ, kỹ thuật và toán học (STEM) trong chương trình giáo dục phổ thông; tổ chức thí điểm tại một số trường phổ thông ngay từ năm học 2017 - 2018. Nâng cao năng lực nghiên cứu, giảng dạy trong các cơ sở giáo dục đại học; tăng cường giáo dục những kỹ năng, kiến thức cơ bản, tư duy sáng tạo, khả năng thích nghi với những yêu cầu của cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ 4”. Trước đó, tháng 1/2017, với ngành giáo dục và đào tạo, Thủ tướng đã có Quyết định số 117/QQĐ-TTg phê duyệt Đề án “ Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và hỗ trợ các hoạt động dạy học, nghiên cứu khoa học góp phần nâng cao chất lượng Giáo dục và đào tạo giai đoạn 2016-2020, định hướng đến năm 2025”. Tại Quyết định này đã nêu rõ mục tiêu cụ thể là : “70% lớp bồi dưỡng chuyên môn cho giáo viên và cán bộ quản lý giáo dục được thực hiện qua mạng theo phương thức học tập kết hợp (blended learning); 50% hồ sơ thủ tục hành chính được xử lý trực tuyến tối thiểu mức độ 3, trong đó 30% được xử lý trực tuyến ở mức độ 4; Phấn đấu 90% cơ sở giáo dục phổ thông và giáo dục thường xuyên ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhà trường; trong đó 70% trường học sử dụng sổ quản lý điện tử”. Và nhiệm vụ cụ thể: “Quản lý học sinh, quản lý giáo viên, quản lý thi, xếp thời khóa biểu, sổ quản lý điện tử; tích hợp với trang tin điện tử của nhà trường trên môi trường mạng ở tất cả các cấp học mầm non, giáo dục phổ thông, giáo dục thường xuyên; Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin cho cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên; Tuyên truyền, phổ biến, nâng cao nhận thức và trách nhiệm về ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo”.
 Nhận thức rõ vai trò quan trọng của CNTT trong sự phát triển của đất nước, theo đó, ngày 10/8/2018, Bộ Giáo dục và Đào tạo cũng ra Chỉ thị số 2919/CT-BGDĐT về nhiệm vụ chủ yếu năm học 2018-2019 của ngành Giáo dục. Tại mục 5. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong dạy học và quản lý giáo dục có nội dung: “Tiếp tục nâng cao kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin cho cán bộ, công chức, viên chức, học sinh, sinh viên; triển khai các giải pháp nâng cao chất lượng đào tạo công nghệ thông tin trong giáo dục đại học và phát triển nguồn nhân lực công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu thị trường lao động trong bối cảnh hội nhập quốc tế và cuộc cách mạng công nghiệp 4.0”. Theo đó là các văn bản của Sở Giáo dục và Đào tạo Đăk Nông, Phòng Giáo dục & đào tạo Cư Jut cũng chỉ đạo đến các bậc học Mầm non đến Phổ thông trên địa bàn toàn tỉnh về thực hiện nhiệm vụ năm học 2018-2019 cũng có nội dung “Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong dạy học và quản lý giáo dục”.
Như vậy để thấy rằng, việc đẩy mạnh, nhanh ứng dụng công nghệ thông tin trong trường học là một nhiệm vụ tất yếu và vô cùng quan trọng. Với sự phát triển nhanh của Khoa học công nghệ đòi hỏi con người phải thích ứng nhanh, phải tích cực học tập, tư duy sáng tạo, có kỹ năng về công nghệ thông tin tốt để có khả năng tiếp cận, ứng dụng được với những tiến bộ của Khoa học công nghệ trước làn sóng của cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư mà Việt Nam đang hướng tới. Trước xu thế của thời đại công nghệ số, để có thể làm được những việc lớn lao đó thì trước hết những việc cỏn con như sắp xếp tài liệu trên máy tính của mỗi cá nhân phải trở thành kỹ năng, kỹ xảo. Nó thể hiện tính khoa học, sáng tạo trong tư duy và hành động, đồng thời giúp cho chúng ta sớm ý thức được vai trò của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong từng lĩnh vực để chủ động học tập, nghiên cứu phương pháp làm việc hiệu quả bắt đầu từ những việc nhỏ nhất. 
Vì thế, thiết nghĩ việc chọn đề tài “Một số biện pháp giúp cán bộ, giáo viên, nhân viên trong trường tiểu học Lương Thế Vinh biết cách sắp xếp các tài liệu trên máy tính một cách khoa học” để nghiên cứu và áp dụng trong nhà trường là một lựa chọn đúng theo tinh thần chỉ đạo của Bộ Giáo dục & Đào tạo về việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong dạy học và quản lý giáo dục.
Thực trạng của vấn đề: 
Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình làm việc hành chính cũng như công việc giảng dạy của giáo viên là khá phổ biến. Tuy nhiên hiệu quả công việc và năng suất lao động có phần liên quan đến việc ứng dụng công nghệ thông tin của đội ngũ nhân viên trong nhà trường lại đang là vấn đề cần được bàn tới. Cụ thể: tại thời điểm năm học 2018-2019, về vấn đề nêu trên, trường Tiểu học Lương Thế Vinh có những đặc điểm như sau:
2.2.1 Tình hình đội ngũ:
- Đội ngũ CBGVNV của trường có 24 thành viên. Trong đó: cán bộ quản lý 2 người, nhân viên 4 người, giáo viên 18 người, tất cả đều biết làm việc trên máy tính từ soạn giáo án, làm kế hoạch, làm báo cáo, viết sáng kiến kinh nghiệm,  đến sử dụng Gmail, tra cứu Intơrnet nhưng ở mức độ hoàn toàn khác nhau. 
- Trong số 24 người mới chỉ có 7 người đã qua đào tạo về lĩnh vực tin học văn phòng, số còn lại chủ yếu tự học hỏi lẫn nhau. Độ tuổi từ 35 trở lên có 19 người (chiếm 80%), ở độ tuổi này đa số phản ứng chậm hơn với những kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin, đồng thời không biết ngoại ngữ nên khó khăn trong việc sử dụng máy tính.
- Kỹ năng sử dụng và làm việc trên máy tính đa số còn nhiều hạn chế.
- Thời gian làm việc thông qua máy tính của mọi người là độc lập, chỉ có nhân viên hành chính làm việc trên máy tính tại trường, còn lại làm việc ở nhà. Do làm việc không tập trung nên khó có thời gian học hỏi lẫn nhau. 
2.2.2 Thực trạng về việc sử dụng máy tính:
- Khảo sát trên 7 đối tượng : Phó hiệu trưởng, TPT Đội, Y tế học đường, Thư viện, Văn thư - Kế toán, Khối trưởng, Giáo viên của trường tiểu học Lương Thế Vinh. Số lượng người được khảo sát : 10 người
- Kết quả:
+ Máy tính được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp, khoa học: 0
+ Máy tính được sắp xếp nhưng chưa khoa học, lưu trữ còn lộn xộn: 10
+ Lưu trực tiếp trên màn hình khá nhiều: 2
+ Lưu vào ổ đĩa C : 1
+ Đặt Icon cho thư mục quan trọng, thường hay làm việc: 0
+ Không tạo thư mục: 2
- Từ thực tế việc sử dụng máy tính của đội ngũ nhân viên được khảo sát và từ thực tế của nhiều người sử dụng nói chung tôi đưa ra một số nhận xét sau:
* Thứ nhất : Lưu tất cả mọi thứ trên màn hình máy tính (Desktop):
Ở nhiều máy tính, chủ nhân khi cài đặt các phần mềm thường để tự cho nó đặt một vài icon lên màn hình. Và rồi trong quá trình làm việc, dần dần trên màn hình xuất hiện rất nhiều các icon, shortcut. Khá nhiều người copy, download hay tạo ra những files mới về thường đặt ngay trên desktop với lý do tìm kiếm “cho nhanh”. Tất cả những việc trên vừa về lâu về dài đều làm windows chạy chậm hơn, đồng thời làm mất nhiều thời gian hơn khi tìm kiếm các tài liệu cần thiết, đặc biệt đối với những ai ít khi dành thời gian cho việc dọn dẹp máy tính.
Ví dụ: Màn hình máy tính của TPT Đội, Khối trưởng (Lưu tự do trên Desktop) .
* Thứ hai: Hệ thống thư mục không khoa học:
Thông thường trên máy tính của người sử dụng sẽ có nhiều loại dữ liệu như phim, ảnh, clip, tài liệu văn bản, nhạc, các chương trình, phần mềm đủ thể loại. Tuy nhiên, rất nhiều người sắp xếp dữ liệu không theo một quy tắc nhất định nào cả. Đôi khi nhạc, files văn bản ở cùng trong một thư mục. Hoặc các soft, ảnh không chia ra các phân mục rõ ràng. Tài liệu của năm học này xen lẫn năm học kia, mảng này xen lẫn mảng kia không được sắp xếp theo trình tự thời gian hoặc theo chủng loại (Ví dụ: các loại tài liệu như: Kế hoạch năm, tháng, báo cáo, phong trào, giáo án, thi đua, chủ nhiệm, sáng kiến kinh nghiệm, danh sách học sinh, văn bản chỉ đạo, quyết định, đảng, đoàn thể, nhạc, hình ảnh xen lẫn nhau cả về chủng loại và về thời gian). Điều này đôi khi cũng sẽ gây khó khăn và làm tốn rất nhiều thời gian cho việc truy xuất, tìm dữ liệu khi cần.
 Ví dụ: 1/ Thư mục của Kế toán (Thư mục lớp thứ 2, lẫn lộn các file có nội dung khác nhau được lưu trực tiếp như : bảng lương, bản kê tài sản, bài dự thi, bài giới thiệu hội thi, bản đăng ký học tập TTHCM, dự toán, thâm niên)
2/ Thư mục của Văn thư (Lớp thư mục thứ nhất có lẫn lộn các file có nhiều nội dung khác nhau được lưu trực tiếp như: Danh sách HS, diễn văn, kế hoạch, hồ sơ quỹ Hội, lịch đọc truyện thư viện, quyết định, báo cáo, biên bản)
3/ Thư mục của y tế học đường (Phân nhiều thư mục có nội dung tương đồng nhau trên thư mục lớp thứ nhất như : BHYT,BHTT, danh sách,)
4/ thư mục của TPT Đội, của Thư viện (Không tạo thư mục, các File của các mảng khác nhau lưu trực tiếp, lẫn lộn nhau trên thư mục gốc: kế hoạch tháng, thời gian, các biểu mẫu, nhạc, quyết định, quy chế,  )
5/ thư mục của PHT (Tại trang 2 của lớp thứ nhất : Các thư mục, các File của các mảng khác nhau lưu trực tiếp, lẫn lộn nhau như: các tài liệu Downloads, thời khóa biểu, phổ cập, các tài liệu tham khảo đa lĩnh vực )
6/ Thư mục của khối trưởng (Đã phân theo thư mục nhưng còn các tài liệu khác lưu trực tiếp không theo thư mục nào cả)
7/ Thư mục của giáo viên (Không tạo thư mục, tất cả tài liệu lưu trực tiếp trên ổ đĩa C rất dễ bị mất khi cài đặt lại máy tính)
*Thứ ba: Lưu luyến với quá nhiều thứ:
Một đặc tính kiên cố của con người là tham lam, tiếc của. Có nhiều người sưu tập trong máy rất nhiều gb phim, nhạc, các soft học tiếng anh, hình ảnh và âm thanh khác mà rất ít khi dùng chúng. Rồi có những người khi làm sáng kiến kinh nghiệm, thiết kế giáo án điện tử, video clip thường giữ lại cả bộ project (các files dùng trong quá trình thực hiện) với lý do “Biết đâu sau này cần dùng đến”, “Biết đâu người khác cần” điều này cũng tốt, nhưng không cần thiết lắm, trừ khi máy tính của người dùng dung lượng ổ cứng lên tới vài trăm GB thì mới sưu tập, lưu trữ nhiều đến như vậy.
*Thứ tư : Không đánh dấu những thư mục quan trọng thường dùng.
Với những người làm việc với nhiều nội dung, nhiều mảng khác nhau, đôi khi trên máy tính có từ 2 đến 3 trang ở lớp thư mục thứ nhất mà không tạo Icon để đánh dấu những thư mục quan trọng. Với một loạt thư mục giống nhau sẽ gây cảm giác hoa mắt, nhàm chán, làm mất thời gian cho người sử dụng trong quá trình tìm kiếm thư mục mình cần làm việc.
Từ thực trạng nêu trên, qua quá trình nghiên cứu, học hỏi và tích lũy kinh nghiệm tôi đã tìm ra được một số giải pháp để phần nào khắc phục được những hạn chế nêu trên, cụ thể như sau:
Các biện pháp đã tiến hành để giải quyết vấn đề:
Thứ nhất: Dọn dẹp máy tính
Hãy nhớ và áp dụng một nguyên tắc “Chỉ giữ lại những gì thực sự cần thiết, những sản phẩm cuối cùng”.
 	Chẳng hạn bạn thiết kế một giáo án điện tử hay làm video clip cho lớp thì sau khi hoàn thành 100% (dạy xong, chiếu xong, làm đĩa tặng đâu vào đấy..) thì nên sao lưu thành một file video chất lượng cao và giữ làm kỉ niệm. Ngoài ra nếu muốn giữ lại thực sự, hãy sao lưu tất cả ra một đĩa CD/DVD chất lượng cao với đề mục rõ ràng, chứ đừng để hết trên máy tính.
Những tài liệu làm nháp chưa được duyệt như kế hoạch, sáng kiến, giáo ánsau khi có sản phẩm cuối cùng được duyệt thì giữ lại xếp vào một thư mục có tên rõ ràng để lưu giữ, còn lại những bản nháp dọn dẹp sạch để máy tính nhẹ hơn, bản thân không nhầm lẫn giữa bản chính, bản nháp khi cần tìm. 
Thứ hai: Tổ chức dữ liệu theo cây thư mục.
Hãy thiết lập một hệ thống các thư mục riêng, phân chia bố trí các mục thật rõ ràng. Tổ chức sắp xếp theo cây thư mục từ lớn đến nhỏ.
- Trước hết bạn phải suy nghĩ thật kỹ: Bỏ thời gian ra để lên kế hoạch sắp xếp các file một cách tốt nhất. 
- Sau đó sử dụng thư mục con: Sau khi đã có ý tưởng về loại dữ liệu bạn tạo và muốn lưu, hãy tạo các thư mục và thư mục con theo sơ đồ hình cây để lưu trữ file. Hãy nhớ sử dụng tên dễ hiểu, logic. Ví dụ, bên trong Documents, bạn có thể tạo một số folder khác như Kế hoạch, phong trào, Thi đua khen thưởng, Quyết định, Download. Sau đó, bên trong từng folder, bạn có thể tạo thêm một số thư mục con cho mỗi một nội dung riêng.
- Cấu trúc sắp xếp như sau : Thư mục gốc Thư mục con  .Tùy theo từng vị trí việc làm của từng cá nhân để có cách phân lớp thư mục con, sắp xếp tài liệu trên máy tính cho phù hợp nội dung công việc. Việc phân chia thư mục con nên làm ở mức độ vừa phải, xuống từ 2 đến 4 thư mục con, không nên quá nhiều, mặc dù Windows giới hạn 260 kí tự cho đường dẫn, nhưng lên tới Windows 10 bạn có thể gỡ bỏ giới hạn này, vì vậy không nên chia nhỏ quá, dễ dính lỗi đường dẫn.
- Để tiện theo dõi, ký hiệu của từng lớp tôi lựa chọn dùng trong văn bản này lần lượt từ lớp thứ nhất đến lớp thứ 4 có ký hiệu như sau:
Lớp thứ nhất
Lớp thứ 2
Lớp thứ 3
Lớp thứ 4
Ví dụ: Liên hệ từ công tác quản lý của tôi, có thể sắp xếp 1 trong 2 cách như sau:
Cách 1 : Sắp xếp theo từng tổ chức nội dung nội dung/thời gian . 
Với cách sắp xếp này nó có ưu điểm là giúp chúng ta dễ dàng phân biệt được công việc của từng mảng, từng tổ chức độc lập theo trình tự thời gian, thuận lợi cho việc tìm kiếm hoặc quá trình tạo lập văn bản mới cho mỗi công việc. 
l Thư mục gốc (Ổ đĩa D/E): lớp thứ nhất
Đảng
Nhà trường
Công đoàn
Đoàn thanh niên
Tham khảo đa lĩnh vực
Cá nhân
Ca nhạc
Ảnh
Sau khi hoàn thành việc xây dựng sơ đồ hình cây ở lớp thứ nhất, tùy thuộc vào công việc của từng bộ phận để bạn xây dựng tiếp sơ đồ cho lớp thứ hai.
 Thư mục từ lớp thứ nhất lớp thứ hai :
Đảng
Văn bản cấp trên
Nhiệm kỳ 2015-2017
Nhiệm kỳ 2017-2020
Nhà trường 
Báo cáo
Bồi dưỡng thường xuyên
Chế độ HS
Chức danh nghề nghiệp
Hội nghị CCVC
Kế hoạch
Kiểm định chất lượng
Thi đua – khen thưởng
Nâng lương
Phong trào
.
Sau khi hoàn thành việc xây dựng sơ đồ hình cây ở lớp thứ hai, tùy thuộc vào yêu cầu của từng công việc để bạn xây dựng tiếp sơ đồ cho lớp thứ ba.
 Thư mục từ lớp thứ hai lớp thứ ba :
Đảng (Lớp thứ nhất)
Văn bản cấp trên (Lớp thứ 2)
Trung ương (Lớp thứ ba)
Tỉnh ủy
Huyện ủy / Đảng ủy
Nhiệm kỳ 2017-2020
Báo cáo
Đánh giá, xếp loại
Đăng ký học tập, rèn luyện 
Kế hoạch
Kiểm tra, giám sát
.
Nhà trường 
Phong trào
20/11
Giáo viên dạy giỏi
GV chủ nhiệm giỏi
HKPĐ
Trải nghiệm sáng tạo
Sau khi hoàn thành việc xây dựng sơ đồ hình cây ở lớp thứ ba, tùy thuộc vào yêu cầu của từng công việc để bạn xây dựng tiếp sơ đồ cho lớp thứ tư và cứ tiếp tục như thế nếu cần (tuy nhiên không nên tạo quá nhiều lớp thư mục con).
Thư mục từ lớp thứ ba lớp thứ tư :
Nhà trường (Lớp thứ nhất)
Phong trào (Lớp thứ hai)
Giáo viên giỏi (Lớp thứ ba)
2016-2017 (Lớp thứ tư)
2017-2018
2018-2019
Tương tự với tất cả các thư mục con ở lớp thứ nhất, sắp xếp lần lượt đến thư mục con ở lớp thứ hai, thứ 3.cho từng thư mục. Với ví dụ trên, ta có kết quả một thư mục ví dụ như sau:
Ÿ Chi bộ (Lớp thứ nhất)
Văn bản cấp trên (lớp thứ 2)
Trung ương ( lớp thứ 3)
Xếp loại cuối năm (lớp thứ 4).
Ngoài cách sắp xếp nêu trên, ta có thể chọn sắp xếp theo cách thứ hai dưới đây (Tiếp ví dụ công việc quản lý của tôi). Với cách sắp xếp này nó có ưu điểm là giúp chúng ta nhanh chóng nhìn thấy ngay mảng nội dung mình cần làm việc, thuận lợi cho việc tìm kiếm hoặc quá trình tạo lập văn bản mới cho mỗi công việc, mỗi tổ chức. Đồng thời dễ dàng theo dõi một nội dung theo trình tự trong nhiều thời gian khác nhau một cách có hệ thống. 
Cách 2 : Sắp xếp theo nội dung từng tổ chức/nội dung thời gian/nội dung.
l Thư mục gốc (Ổ đĩa D): Lớp thứ nhất (Nội dung)
Văn bản chỉ đạo
Trường chuẩn
Thi đua – khen thưởng
Phong trào
Y tế học đường
Thâm niên/Nâng lương
Quyết định/Tờ trình
Sáng kiến kinh nghiệm
Kiểm tra nội bộ
Phổ cập
Chuyên môn
Chế độ/ CSVC
Giải trí
.
Sau khi hoàn thành việc xây dựng sơ đồ hình cây ở lớp thứ nhất, tùy thuộc vào yêu cầu của từng công việc để bạn xây dựng tiếp sơ đồ cho lớp thứ hai.
 Thư mục từ lớp thứ nhất lớp thứ hai :
Phong trào (Nội dung nội dung)
Giáo viên dạy giỏi
Kể chuyện
Chữ viết đẹp
Thể thao
Kế hoạch (Nội dung Bộ phận)
Chi bộ
Nhà trường
Công đoàn
Đoàn/Đội
Sau khi hoàn thành việc xây dựng sơ đồ hình cây ở lớp thứ hai, tùy thuộc vào yêu cầu của từng công việc để bạn xây dựng tiếp sơ đồ cho lớp thứ ba.
Thư mục từ lớp thứ hai lớp thứ ba :
Phong trào 
Giáo viên dạy giỏi 
Cấp tỉnh
Cấp huyện
Cấp trường
Chế độ
Học sinh 
Nghị quyết 31
Nghị định 86
Nghị định 42
Sau khi hoàn thành việc xây dựng sơ đồ hình cây ở lớp thứ ba, tùy thuộc vào yêu cầu của từng công việc để bạn xây dựng tiếp sơ đồ cho lớp thứ tư.
Thư mục từ lớp thứ ba lớp thứ tư :
Phong trào (Lớp thứ nhất)
Giáo viên dạy giỏi (Lớp thứ hai)
Cấp trường (Lớp thứ ba)
2017-2018 (Lớp thứ tư)
2018-2019
..
Tương tự với tất cả các thư mục con ở lớp thứ nhất, sắp xếp lần lượt đến thư mục con ở lớp thứ hai, thứ 3.cho từng thư mục. Với ví dụ trên, ta có kết quả của một thư mục như sau:
Ÿ Kế hoạch (lớp thứ nhất)
Nhà trường (lớp thứ 2)
Kế hoạch Năm học (lớp thứ 3)
2017-2018 (lớp thứ 4).
Tóm lại, tùy cách tư duy và tạo lập thói quen của mỗi cá nhân mà chúng ta lựa chọn những cách sắp xếp khác nhau để thuận lợi cho quá trình làm việc của bản thân nhưng vẫn đảm bảo được máy tính của bạn luôn được gọn gàng ngăn nắp và luôn được sắp xếp một cách khoa học tạo thuận lợi nhất cho người sử dụng. 
Tương tự cách sắp xếp như trên, một giáo viên có thể có sơ đồ như sau:
l Thư mục gốc các Thư mục con sau:
Báo cáo
Chủ nhiệm
Học sinh
Giáo án
Thời khóa biểu
Phụ huynh
Sáng kiến kinh nghiệm
Bồi dưỡng thường xuyên
Phong trào
Văn bản chỉ đạo
..
Sau khi hoàn thành việc xây dựng sơ đồ hình cây ở lớp thứ nhất, tùy thuộc vào từng nội dung công việc để bạn xây dựng tiếp sơ đồ cho lớp thứ hai. Ví dụ:
Học sinh 
2017-2018
2018-2019
Phong trào lớp 
20/11
26/3
..
Sau khi hoàn thành việc xây dựng sơ đồ hình cây ở lớp thứ hai, tùy thuộc vào từng nội dung công việc để bạn xây dựng tiếp sơ đồ cho lớp thứ ba, thứ tư (nếu cần). Ví dụ:
Học sinh 
2017-2018
Danh sách HS
Theo dõi đóng góp
Theo dõi thi đua
.
Phong trào lớp 
20/11
Kế hoạch
Danh sách
Báo cáo tổng hợp
..
Hoặc mảng y tế học đường có thể xây dựng sơ đồ như sau:
l Thư mục gốc các Thư mục con sau:
Văn bản chỉ đạo
Khám sức khỏe
Bảo hiểm y tế
Bảo hiểm thân thể
Lao động vệ sinh
Mua sắm
Sau khi hoàn thành việc xây dựng sơ đồ hình cây ở lớp thứ nhất, tùy thuộc vào từng nội dung công việc để bạn xây dựng tiếp sơ đồ cho lớp thứ hai. Ví dụ:
Khám sức khỏe 
Cân, đo
Sơ cứu
Uống thuốc
Báo cáo
Bảo hiểm y tế 
2017-2018
2018-2019
.
Sau khi hoàn thành việc xây dựng sơ đồ hình cây ở lớp thứ hai, tùy thuộc vào từng nội dung công việc để bạn xây dựng tiếp sơ đồ cho lớp thứ ba. Ví dụ:
Bảo hiểm y tế 
2018-2019
Danh sách HS đã đóng
Danh sách HS được miễn
Danh sách học chưa đóng
.
Sau khi hoàn thành việc xây dựng sơ đồ hình cây ở lớp thứ ba, tùy thuộc vào từng nội dung công việc để bạn xây dựng tiếp sơ đồ cho lớp thứ tư. Ví dụ:
Bảo hiểm y tế 
2018-2019
Danh sách HS đã đóng
Đợt 1
Đợt 2
Đợt 3
Cứ tiếp tục xây dựng như thế nếu bạn thấy cần thiết.
Như vậy, với mỗi một vị trí việc làm với cách làm như trên bạn đã có một sơ đồ hình cây rất rõ ràng, được sắp xếp khoa học, giúp bạn cảm thấy thoải mái trong quá trình làm việc khi không còn nhìn thấy đống lộn xộn trên máy tính nữa, đồng thời giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi phải tìm hoặc truy xuất một tài liệu nào đó phục vụ kịp thời cho báo cáo hoặc cho quá trình giải quyết công việc, tăng năng suất lao động, mang lại hiệu quả công việc tốt nhất.
*Thứ ba : Chọn Icon làm nổi bật các thư mục quan trọng
Để dễ dàng nhận diện các thư mục quan trọng trong 1 loạt các thư mục, bạn nên sử dụng chức năng chọn Icon làm nổi bật các thư mục quan trọng mà bạn thường xuyên thao tác. Nó sẽ cực kỳ hiệu quả và giúp các bạn thao tác nhanh hơn, giúp tốc độ làm việc của bạn đượ