Sáng kiến kinh nghiệm Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ trong trường Mầm non

i nắm vững quy trình, bố cục của một văn bản mà 
mình muốn soạn thảo. 
SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN 
(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm) 
7/26 
Ghi chú: 
Ô số : Thành phần thể thức văn bản 
1 : Quốc hiệu và Tiêu ngữ 
2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản 
3 : Số, ký hiệu của văn bản 
4 : Địa danh và thời gian ban hành văn bản 
8/26 
5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản 
5b : Trích yếu nội dung công văn 
6 : Nội dung văn bản 
7a, 7b, 7c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền 
8 : Dấu, Chữ ký số của cơ quan, tổ chức 
9a, 9b : Nơi nhận 
10a : Dấu chỉ độ mật 
10b : Dấu chỉ mức độ khẩn 
11 : Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành 
12 : Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành 
13 : 
Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; 
số điện thoại; số Fax. 
14 : 
Chữ ký số của cơ quan, tổ chức cho bản sao văn bản sang 
định dạng điện tử 
Ví dụ soạn thảo một Tờ trình: Tờ trình là loại văn bản dùng để đề xuất 
với cấp trên (hoặc cơ quan chức năng) một vấn đề mới hoặc đã có trong kế 
hoạch xin phê duyệt. 
Cơ cấu một văn bản: 
- Phần mở đầu: 
+ Những căn cứ có tính pháp lý. 
+ Nhận định tình hình, nêu lý do đưa ra nội dung trình duyệt, phân tích 
những căn cứ thực tế làm nổi bật các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình 
duyệt. 
- Phần nội dung: 
+ Nêu tóm tắt nội dung của đề nghị mới, các phương án khả thi một cách 
cụ thể, rõ ràng, với các luận cứ kèm theo có thông tin trung thực, độ tin cậy cao. 
+ Dự kiến những vấn đề có thể nảy sinh quanh đề nghị mới nếu được áp 
dụng. 
+ Những thuận lợi khó khăn khi triển khai thực hiện. Những biện pháp cần 
khắc phục phải được trình bày khách quan, tránh nhận xét chủ quan thiên vị. 
+ Nêu ý nghĩa, tác dụng của đề nghị mới đối với hoạt động của đơn vị. 
- Phần kết thúc: 
9/26 
+ Những kiến nghị để cấp trên xem xét, chấp thuận để sớm triển khai, thực 
hiện đề xuất mới. Có thể nêu phương án dự phòng nếu cần thiết. 
* Mẫu Tờ trình: 
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN
1
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
2 
___________ 
Số: /...
3
-
4
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 
________________________ 
5
, ngày ... tháng ... năm  
TÊN LOẠI VĂN BẢN
6 
.......................
7
.. 
______________ 
.
8
. 
/. 
Nơi nhận: 
- Như Điều .... ; 
- ..............; 
- Lưu: VT, ...
9
...
10
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA 
NGƯỜI KÝ 
(Chữ ký của người có thẩm quyền, 
dấu/chữ ký số của cơ quan, tổ chức) 
Họ và tên 
Ghi chú: 
 Tờ trình có thể thêm thành phần “Kính gửi” ở vị trí 9a theo như sơ đồ 
trên. 
1 
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). 
2 
Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn. 
3 Chữ viết tắt tên loại văn bản. 
4 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành 
văn bản. 
5 Địa danh. 
6 Tên loại văn bản: Tờ trình 
7
 Trích yếu nội dung văn bản. 
8 Nội dung văn bản. 
9 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần). 
10 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần). 
10/26 
 Ví dụ cụ thể: 
UBND HUYỆN ............... 
TRƯỜNG MẦM NON ................ 
Số: /TTr-MN........... 
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc 
................, ngày tháng năm 2016 
TỜ TRÌNH 
V/v đề nghị bổ sung quy hoạch nguồn cán bộ quản lý nhà trường 
Giai đoạn 2016 - 2020 
Kính gửi: 
- Ủy ban nhân dân huyện .................; 
- Phòng Nội vụ huyện .................; 
- Phòng GD&ĐT .................. 
Căn cứ Kế hoạch số 163/KH-UBND ngày 17/10/2016 của UBND huyện 
................. về việc rà soát, bổ sung quy hoạch nguồn CBQL các nhà trường giai 
đoạn 2016 – 2020; 
Căn cứ tình hình thực tế của nhà trường, 
Trường mầm non ................. đề nghị UBND huyện ................., Phòng Nội vụ, 
Phòng GD&ĐT rà soát, bổ sung quy hoạch nguồn CBQL cho nhà trường giai 
đoạn 2016 – 2020. Cụ thể như sau: 
1. Bổ sung quy hoạch nguồn CBQL: 
- Chức danh Hiệu trưởng: 01 người. 
- Chức danh Phó Hiệu trưởng: 02 người. 
Kính mong Ủy ban nhân dân huyện, Phòng Nội vụ, Phòng GD&ĐT tạo 
điều kiện giúp đỡ. 
Trân trọng cảm ơn! 
Nơi nhận: THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ 
- Như đề gửi 
- Lưu: VT. 
 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 
- Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”: Được 
trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm và ở phía 
trên cùng, bên phải trang đầu tiên của văn bản. 
- Tiêu ngữ “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”: Được trình bày bằng chữ in 
thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ 
chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ 
11/26 
đứng, đậm và được canh giữa dưới Quốc hiệu; chữ cái đầu của các cụm từ được 
viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối (-), có cách chữ; phía dưới có đường kẻ 
ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ. 
- Quốc hiệu và Tiêu ngữ được trình bày tại ô số 1. Hai dòng chữ Quốc hiệu 
và Tiêu ngữ được trình bày cách nhau dòng đơn, cụ thể: 
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản 
+ Thể thức 
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức 
chủ quản trực tiếp (nếu có) và tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. 
Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ 
thông dụng như UBND: 
UBND HUYỆN ........ 
TRƯỜNG MẦM NON ............. 
+ Kỹ thuật trình bày 
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, 
cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, 
tổ chức chủ quản trực tiếp; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài 
bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. 
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, 
cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng. 
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản 
trực tiếp được trình bày cách nhau dòng đơn. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức 
ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp dài có thể trình bày 
thành nhiều dòng. 
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2 
- Số, ký hiệu của văn bản 
+ Thể thức 
Số của văn bản: là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ 
chức. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày 
đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. 
Ký hiệu của văn bản: Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại 
văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước có thẩm 
quyền ban hành văn bản. Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong 
12/26 
mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy 
định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu. 
+ Kỹ thuật trình bày 
Số, ký hiệu của văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban 
hành văn bản. Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ 
đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm (:); với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm 
số 0 phía trước. Ký hiệu của văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, 
kiểu chữ đứng. Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm 
chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-), không cách chữ. 
Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3 
Ví dụ: 
Số: /TTr-MNB (Tờ trình của trường mầm non B); 
- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản 
+ Thể thức 
Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên 
riêng xã) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở cụ thể như sau: 
............, ngày  tháng  năm 2016 
+ Kỹ thuật trình bày 
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng 
một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 
đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa 
danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc 
hiệu. 
- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản 
+ Thể thức 
Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. 
Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn. 
Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản 
ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản. 
+ Kỹ thuật trình bày 
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản được trình bày tại ô số 5a, đặt canh 
giữa theo chiều ngang văn bản. Tên loại văn bản được trình bày bằng chữ in 
hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Trích yếu nội dung văn bản được 
đặt ngay dưới tên loại văn bản, trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 
13/26 
14, kiểu chữ đứng, đậm. Bên dưới trích yếu nội dung văn bản có đường kẻ 
ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối 
so với dòng chữ. 
Đối với công văn, trích yếu nội dung văn bản được trình bày tại ô số 5b, 
sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; đặt canh 
giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản. 
Ví dụ: 
TỜ TRÌNH 
V/v đề nghị bổ sung quy hoạch nguồn cán bộ quản lý nhà trường 
Giai đoạn 2016 - 2020 
- Nội dung văn bản 
+ Căn cứ ban hành văn bản 
Căn cứ ban hành văn bản bao gồm văn bản quy định thẩm quyền, chức 
năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và các văn bản quy định 
nội dung, cơ sở để ban hành văn bản. Căn cứ ban hành văn bản được ghi đầy đủ 
tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn 
bản và trích yếu nội dung văn bản (riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, 
cơ quan ban hành). 
Căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ 
nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung 
văn bản; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chẩm phẩy (;), dòng 
cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.). 
+ Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, 
ký hiệu của văn bản, thời gian ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành 
văn bản và trích yếu nội dung văn bản (đối với Luật và Pháp lệnh chỉ ghi tên 
loại và tên của Luật, Pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại 
và số, ký hiệu của văn bản đó. 
+ Bố cục của nội dung văn bản: Tuỳ theo tên loại và nội dung, văn bản có 
thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục 
theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành 
các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định. 
+ Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, 
tiểu mục, điều thì phần, chương, mục, tiểu mục, điều phải có tiêu đề. Tiêu đề là 
cụm từ chỉ nội dung chính của phần, chương, mục, tiểu mục, điều. 
+ Cách trình bày phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm 
14/26 
Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên 
một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ 
đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần, 
chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 
14, kiểu chữ đứng, đậm. 
Từ “Mục”, “Tiểu mục” và số thứ tự của mục, tiểu mục được trình bày trên 
một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ 
đứng, đậm. Số thứ tự của mục, tiểu mục dùng chữ số Ả Rập. Tiêu đề của mục, 
tiểu mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 
14, kiểu chữ đứng, đậm. 
Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in 
thường, lùi đầu dòng 1 cm hoặc 1,27 cm. Số thứ tự của điều dùng chữ số Ả Rập, 
sau số thứ tự có dấu chấm (.); cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ 
đứng, đậm. 
Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có 
dấu chấm (.), cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng. Nếu 
khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng 
riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng, 
đậm. 
Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự 
bảng chữ cái tiếng Việt, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ 
bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng. 
+ Nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, được canh đều cả 
hai lề, kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi 
vào 1 cm hoặc 1,27 cm; khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt; khoảng 
cách giữa các dòng tối thiểu là dòng đơn, tối đa là 1,5 lines. 
+ Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6. 
- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền 
+ Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền 
trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử. 
+ Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau: 
Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước 
tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức. 
 Ví dụ: TM. BAN GIÁM HIỆU 
15/26 
Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào 
trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. 
Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết 
tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao 
phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng. 
Ví dụ: KT. HIỆU TRƯỞNG 
PHÓ HIỆU TRƯỞNG 
Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ 
của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. 
Trường hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước 
chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. 
+ Chức vụ, chức danh và họ tên của người ký 
Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký 
văn bản trong cơ quan, tổ chức; không ghi những chức vụ mà Nhà nước không 
quy định. 
Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn ban hành là chức danh 
lãnh đạo của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn. 
Đối với những tổ chức tư vấn được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ 
chức thì ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn và chức vụ 
trong cơ quan, tổ chức. Đối với những tổ chức tư vấn không được phép sử dụng 
con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong 
tổ chức tư vấn. 
Chức vụ (chức danh) của người ký văn bản do Hội đồng hoặc Ban Chỉ 
đạo của Nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng 
ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng thì phải ghi rõ chức vụ (chức danh) 
và tên cơ quan, tổ chức nơi lãnh đạo Bộ công tác ở phía trên họ tên người ký. 
Họ và tên người ký văn bản bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của 
người ký văn bản. Trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các 
danh hiệu danh dự khác. Việc ghi thêm quân hàm, học hàm, học vị trước họ tên 
người ký đối với văn bản của các đơn vị vũ trang nhân dân, các tổ chức sự 
nghiệp giáo dục, y tế, khoa học do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh 
vực quy định. 
+ Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký 
16/26 
của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable 
Network Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và 
họ tên người ký. 
+ Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a; chức vụ 
khác của người ký được trình bày tại ô số 7b, phía trên họ tên của người ký văn 
bản; các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “Q.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” và 
quyền hạn chức vụ của người ký được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 
đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. 
Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c 
Họ và tên của người ký văn bản được trình bày tại ô số 7b, bằng chữ in 
thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa quyền 
hạn, chức vụ của người ký 
- Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức 
+ Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ 
quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích 
thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình 
ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái. 
+ Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính 
được thể hiện như sau: Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện 
tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên 
văn bản kèm theo; văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn 
thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo. 
Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo. 
Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị. 
Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút 
giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông 
chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen. 
+ Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8, dấu giáp 
lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, 
trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản. 
+ Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 
và Khoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 
của Chính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan; việc 
đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo 
17/26 
được thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-
CP. 
 - Nơi nhận 
+ Nơi nhận văn bản gồm: Nơi nhận để thực hiện; nơi nhận để kiểm tra, 
giám sát, báo cáo, trao đổi công việc, để biết; nơi nhận để lưu văn bản. 
+ Đối với Tờ trình, Báo cáo (cơ quan, tổ chức cấp dưới gửi cơ quan, tổ 
chức cấp trên) và Công văn, nơi nhận bao gồm: 
Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức 
hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc. 
Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo 
là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản. 
+ Đối với những văn bản khác, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” và phần 
liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản. 
+ Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b bao gồm: 
Phần nơi nhận tại ô số 9a (áp dụng đối với Tờ trình, Báo cáo của cơ quan, 
tổ chức cấp dưới gửi cơ quan, tổ chức cấp trên và Công văn): Từ “Kính gửi” và 
tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in 
thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng; sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm 
(:). Nếu văn bản gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính 
gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; 
trường hợp văn bản gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì xuống 
dòng, tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá 
nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng (-), cuối 
dòng có dấu chấm phẩy (;), cuối dòng cuối cùng có dấu chấm (.); các gạch đầu 
dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm (:). 
Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với các loại văn bản): Từ 
“Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ 
“quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm (:), bằng 
chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; phần liệt kê các cơ quan, tổ 
chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ 
chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi 
nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, 
đầu dòng có gạch đầu dòng (-) sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng 
cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm (:), tiếp theo là chữ viết tắt 
“VT”, dấu phẩy (,), chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và 
18/26 
số lượng bản lưu, cuối cùng