Sáng kiến kinh nghiệm Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ Cán bộ công chức, viên chức tại trường THCS Phạm Hồng Thái

MỞ ĐẦU
1.1 Lý do chọn đề tài
Trong điều kiện thực tế một số trường phổ thông hiện nay cho thấy, công tác quản lý hồ sơ cán bộ công chức viên chức (CBCCVC) còn gặp phải một số vấn đề bất cập, đó là không ít CBCCVC chưa nhận thức được tầm quan trọng của việc lập, cập nhật, bảo quản hồ sơ CBCCVC, một sơ cơ quan, đơn vị việc quản lý hồ sơ CBCCVC chưa thống nhất, chưa giao đúng người hoặc giao cho một người phụ trách mà ít kiểm tra. Bản thân tôi được đào tạo chuyên ngành Khoa học Thư viện nhưng lại được phân công làm công tác văn thư – lưu trữ tại trường trung học cơ sở (THCS) Phạm Hồng Thái. Việc này đã ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả công việc quản lý hồ sơ ở cơ quan.
Là một nhân viên được phân công làm công tác văn thư nên tôi mong muốn công tác lập, cập nhật, bảo quản và khai thác tốt hồ sơ CBCCVC tại trường THCS Phạm Hồng Thái nói riêng và tại mỗi cơ quan, đơn vị trong ngành nói chung được hoàn thiện hơn
Từ những lý do trên tôi đã chọn đề tài “ Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ Cán bộ công chức, viên chức tại trường THCS Phạm Hồng Thái ” để nghiên cứu.. 
1.2 Mục đích nghiên cứu
- Đề tài trên giúp công tác lập và quản lý hồ sơ được thực hiện một cách thống nhất, khoa học để quản lý được đầy đủ, chính xác thông tin của từng CBCCVC kể từ khi được tuyển dụng vào cơ quan, tổ chức, đơn vị nhà nước đến khi nghỉ hưu hoặc nghỉ việc nhằm đáp ứng yêu cầu nghiên cứu, thống kê, đánh giá, tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng, bổ nhiệm, điều động, khen thưởng, kỉ luật và thực hiện chính sách đối với CBCCVC.
- Góp phần nâng cao chất lượng quản lý hồ sơ CBCCVC của trường THCS Phạm Hồng Thái được tốt hơn. 
- Giúp công chức viên chức (CCVC) nhận thức được tầm quan trọng của việc cập nhật, bảo quản, quản lý hồ sơ CCVC
1. 3 Đối tượng nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu là hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức của cán bộ công chức viên chức trường THCS Phạm Hồng Thái từ năm 2010 đến năm 2015
1.4 Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp nghiên cứu lý thuyết: thông qua việc nghiên cứu các quy định, thông tư, hướng dẫn, chỉ thị  của ngành giáo dục liên quan đến việc quản lý hồ sơ CBCCVC
- Phương pháp kiểm tra thực tiễn như: Lập biểu, thống kê, so sánh, đối chiếu, 
1.5 Giới hạn phạm vi nghiên cứu
- Đề tài nghiên cứu là hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức trường THCS Phạm Hồng Thái
- Đề tài áp dụng với mong muốn giúp hoàn thiện công tác lập, cập nhật, bảo quản và khai thác tốt hồ sơ CBCCVC tại trường THCS Phạm Hồng Thái.
2. NỘI DUNG
 Cơ sở lý luận của vấn đề
Để thực hiện được đề tài này tôi đã nghiên cứu các văn bản sau:
- Chương VI Luật Cán bộ, công chức số 22/2008/QH12 ngày 13 tháng 11 năm 2008 của Quốc hội
- Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17 tháng 12 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn cụ thể về nội dung quản lý hồ sơ Cán bộ công chức viên chức (CBCCVC).
- Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV ngày 18 tháng 6 năm 2007, Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06 tháng 10 năm 2008 của Bộ Nội vụ ban hành quy định cụ thể về thành phần và mẫu quản lý hồ sơ CBCCVC.
- Hồ sơ là một tập văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc cùng một đặc điểm về thể loại tác giả  được hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, đơn vị (hoặc cá nhân)
- Lập hồ sơ là tập hợp các văn bản có liên quan đến một vấn đề, một sự kiện hoặc một đối tượng cụ thể, sắp xếp thứ tự các văn bản theo trật tự nhất định, biên mục bên trong và bên ngoài để dễ quản lý và tra tìm
- Hồ sơ nhân sự CBCCVC là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất về CBCCVC bao gồm: nguồn gốc xuất thân, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội của CBCCVC, thể hiện ở lý lịch, văn bằng, chứng chỉ và các văn bản tài liệu có liên quan khác, được cập nhật trong quá trình công tác của CBCCVC kể từ khi được tuyển dụng.
- Hồ sơ gốc CBCCVC do cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý CBCCVC lập và xác nhận lần đầu khi CBCCVC được tuyển dụng theo quy định của pháp luật. 
- Hồ sơ CBCCVC cần được quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật do Nhà nước quy định, chỉ những người được cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu, khai thác hồ sơ của CBCCVC.
- Mỗi CBCCVC cần có nhận thức đầy đủ, có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, chính xác và chịu trách nhiệm về tính trung thực của những thông tin trong hồ sơ do mình kê khai, cung cấp. Hằng năm, CBCCVC có trách nhiệm kê khai bổ sung thông tin của mình theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý.
 2.2 Thực trạng công tác quản lý hồ sơ CBCCVC tại trường THCS Phạm Hồng Thái
Năm học 2014 – 2015 trường có 20 lớp với 666 học sinh chia thành 4 khối với 52 cán bộ, giáo viên, nhân viên (trong đó có 32 nữ), được cơ cấu thành 4 tổ chuyên môn và 01 tổ văn phòng.
- Toàn trường có tổng số 52 CBCCVC nhưng tôi được giao trực tiếp quản lý 49 bộ hồ sơ CCVC (03 bộ hồ sơ của BGH nhà trường do phòng quản lý)
- Trong đó có:
+ 11 bộ hồ sơ thiếu sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức
+ 09 bộ còn thiếu bằng tốt nghiệp, học bạ (bảng điểm) và một số quyết định 
+ 37 bộ chưa được CBCCVC kê thành phần tài liệu
Ngoài ra đối với hồ sơ CCVC thôi việc chưa được lưu riêng và một hồ sơ nhân viên luân chuyển đơn vị khác từ tháng 01/2015 nhưng chưa chuyển giao hồ sơ cho đơn vị mới.
+ Trong từng hồ sơ CCVC, các thành phần hồ sơ như các văn bằng, chứng chỉ, quyết định nâng bậc lương, thành tích cá nhân, đánh giá công chức viên chức hàng năm, quyết định về hưởng phụ cấp thâm niên, ... chưa được cập nhật đầy đủ, tổ chức lưu trữ chưa đúng theo văn bản hướng dẫn của Bộ nội vụ.
+ Chưa có sổ theo dõi việc khai thác, sử dụng hồ sơ CCVC.
- Từ năm 2005 trở về trước trường THCS Phạm Hồng Thái chưa có nhân viên văn thư riêng cho nên việc lưu giữ hồ sơ CBCCVC là một vấn đề khó khăn của trường. 
- Nhân viên văn thư được bố trí chưa đúng chuyên môn cho đến nay nhân viên văn thư vẫn chưa được bồi dưỡng về nghiệp vụ công tác văn thư mà chỉ làm theo sự hướng dẫn của nhà trường, cũng như tự tìm tòi học hỏi từ đồng nghiệp.
- Một số CCVC của nhà trường chỉ chú trọng đến chất lượng dạy học, chất lượng công tác chuyên môn, nghiệp vụ còn việc cập nhật, nghiên cứu để tìm hiểu các văn bản có liên quan đến ngành, đặc biệt là những văn bản quy định về hành chính để bổ sung những thiếu sót trong hồ sơ CBCCVC 
- Qua thực tế quản lý hồ sơ CBCCVC của trường đã bộc lộ một số tồn tại, hạn chế mà nguyên nhân là do: 
+ Nhiệm vụ trọng tâm mà CBGV đặt ra là chất lượng dạy và học, do đó phần lớn thời gian đều tập trung vào công tác chuyên môn. Vì vậy, công tác quản lý hồ sơ CBCCVC chưa được quan tâm kiểm tra thường xuyên để bổ sung những giấy tờ còn thiếu.
Thực tế cho thấy, viên chức được giao quản lý hồ sơ CBCC của trường là người được đào tạo chuyên ngành Khoa học thư viện, chưa được bồi dưỡng về công tác quản lý hồ sơ mà chỉ làm theo hướng dẫn của nhà trường.
 2.3 Các biện pháp đã tiến hành để giải quyết vấn đề
Xuất phát từ thực trạng, cũng như những hạn chế, tồn tại trong công tác quản lý hồ sơ tại trường THCS Phạm Hồng Thái trong thời gian qua. Để hoàn thiện công tác cập nhật, bảo quản và khai thác hồ sơ CBCCVC đúng theo quy định và các văn bản hướng dẫn của cấp trên, cụ thể là sớm có biện pháp khắc phục những tồn tại đó. Bản thân tôi có giải pháp sau:
- Tổng hợp, rà soát các văn bản quy định về quản lý hồ sơ CBCCVC, sau đó xây dựng kế hoạch cụ thể để khắc phục.
- Tham mưu với ban giám hiệu tổ chức lấy ý kiến đóng góp cho kế hoạch
- Phối kết hợp với Ban giám hiệu nhà trường, công đoàn trường trong các buổi họp hoặc theo tổ triển khai kế hoạch
- Hàng năm theo kế hoạch họp hội đồng của nhà trường yêu cầu CBCCVC nộp các quyết định nâng lương, giấy khen (nếu có), ...
- Từng thành viên cùng tham gia hoàn thiện hồ sơ cá nhân của mình
- Từng CCVC tự nhập thông tin cá nhân
 2.3.1 Quản lý hồ sơ CBCCVC tại trường THCS Phạm Hồng Thái
Đối với việc quản lý hồ sơ CBCC phải tuân theo những nguyên tắc. Mọi cán bộ công chức viên chức khi làm việc trong cơ quan phải có hồ sơ đầy đủ . Để đảm bảo được hồ sơ đầy đủ thì chúng ta phải biết được những loại tài liệu có trong một bộ hồ sơ cán bộ công chức.
* Các loại tài liệu cần trong một bộ hồ sơ:
- Quyển lý lịch cán bộ: Theo quy định của mới nhất của Bộ nội vụ kèm theo Quyết định số 06/2007/Q Đ/BNV ngày 18/06/2007 mỗi cán bộ phải tự kê khai quyển lý lịch theo mẫu quy định chung (mẫu 1a-BNV/2007) có dán ảnh 4 x 6, ghi rõ ngày và nơi khai lý lịch, cam đoan khai đúng sự thật, ký tên. (Đối với quyển lý lịch này theo tôi nếu là cá nhân mới lập hồ sơ ban đầu thì việc ký tên, đóng dấu xác nhận có thể là UBND xã, thị trấn, thành phố nơi cá nhân có hộ khẩu thường trú), Thủ trưởng cơ quan, đơn vị, quản lý cán bộ thẩm tra, xác nhận, ký tên, đóng dấu (nếu là người cũ).
- Các bản sơ yếu lý lịch: Trong một số trường hợp cần thiết cơ quan quản lý cán bộ có thể yêu cầu cá nhân khai tóm tắt lý lịch theo mẫu 2a-BNV/2007.
 - Các bản bổ sung lý lịch: Mỗi cán bộ khi tiến hành khai lý lịch đều có một giai đoạn lịch sử bản thân được chốt tương ứng với từng thời điểm nhất định, chính vì thế việc bổ sung lý lịch theo yêu cầu của cơ quan quản lý tuỳ theo từng thời điểm là việc làm không thể xem nhẹ. Việc này có làm thường xuyên thì việc quản lý cán bộ mới thật sự có hiệu quả.
 - Các quyết định có liên quan đến CCVC như: quyết định thuyên chuyển, điều động, nâng bậc lương, đề bạt, bổ nhiệm, khen thưởng, v v 
- Các bản tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá cán bộ hàng năm: Đi kèm theo nó là bản kết luận, đánh giá của cấp có thẩm quyền đối với cán bộ thuộc thẩm quyền. 
- Các tài liệu khác bao gồm như: bản sao giấy khai sinh, văn bằng, chứng chỉ về trình độ học vấn, trình độ chuyên môn, bồi dưỡng lý luận chính trị, nghiệp vụ và tình trạng sức khoẻ. 
- Các đơn thư có liên quan đến bản thân của cá nhân cán bộ, công chức, viên chức (nếu có). Mọi tài liệu thuộc hồ sơ cán bộ đều phải làm theo mẫu thống nhất do Ban Tổ chức Trung ương ban hành và hướng dẫn thực hiện. Vấn đề thứ hai cũng không kém phần quan trọng mà tôi muốn được trình bày là: 
 2.3.2 Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức.
Đây là một phần rất quan trọng, đòi hỏi người làm công tác quản lý hồ sơ CBCCVC phải có lòng nhiệt tình tâm huyết với nghề. 
- Phần quản lý hồ sơ CBCCVC theo tôi phải đảm bảo được tiêu chí sau: Sắp xếp khoa học, dễ tìm, dễ thấy, dễ bảo quản. 
- Trong bảo quản hồ sơ CBCCVC, tuỳ thuộc từng đơn vị mà ta có thể có những cách sắp xếp, bảo quản hồ sơ khác nhau.
- Ở đây tôi xin nêu ra ba cách sắp xếp, bảo quản mà ta thường thấy ở các đơn vị : 
+ Sắp xếp theo tổ chuyên môn.
+ Sắp xếp theo vần A, B, C, ... 	
Hình 1: Hồ sơ CBCCVC trường THCS Phạm Hồng Thái
Trong mỗi cách sắp xếp này đều có mỗi ưu điểm khác nhau nhưng theo tôi cách sắp xếp theo tổ chuyên môn là dễ khai thác nhất. Trong thực tế, nếu có một cá nhân nào thuyên chuyển đơn vị công tác trong hay ngoài huyện, việc lấy hồ sơ để làm thủ tục giải quyết vẫn dễ dàng hơn cách thứ nhất. 
Trong từng tổ chuyên môn tôi sắp xếp các bộ hồ sơ theo vân A,B,C của từng tổ để thuận tiện cho việc tìm kiếm.
Hình 2: Hồ sơ CBCCVC được sắp xếp theo tổ chuyên môn
Dù sắp xếp theo cách nào thì người làm công tác quản lý hồ sơ ở cơ sở cũng cần phải lưu ý: Tất cả các tài liệu thuộc hồ sơ CBCCVC như đã nêu đều phải được lưu trong một phong bì lớn, kẹp riêng theo từng mục. 
Hình 3: Hồ sơ CBCC được đựng trong phòng bì và được sắp xếp theo A,B,C
- Để dễ dàng khai thác thông tin về CBCCVC , trong phong bì lớn đó ta có thể phân chia các tài liệu thành từng tập nhỏ khác nhau về nội dung:
+ Nội dung liên quan về bản thân CBCCVC như lý lịch, bản sao giấy khai sinh, văn bằng, chứng chỉ; 
+ Nội dung về thay đổi quá trình công tác như hết tập sự, nâng lương, thuyên chuyển công tác,
+ Nội dung về quá trình khen thưởng, kỷ luật, vv. 
Việc phân chia này sẽ giúp cho việc nắm bắt thông tin về một quá trình nào đó của một CBCCVC sẽ được nhanh chóng hơn. Trong mỗi bì hồ sơ như vậy cần phải lập một bản kê danh mục các tài liệu hiện có, trong mỗi bản kê danh mục cũng cần phải có những dòng trống để sau này có thể bổ sung thêm vào bản kê những tài liệu mới được bổ sung sau. Ngoài bì hồ sơ chúng ta cần phải ghi thông tin về CBCCVC như: Họ và tên, bí danh, quê quán, đơn vị công tác, 
 	+ Các cơ quan, đơn vị chỉ được nghiên cứu hồ sơ tại chỗ, trừ những trường hợp đặc biệt.
 + Người không có trách nhiệm thì không được lấy hoặc thêm bớt tài liệu vào hồ sơ, tuyệt đối không được tẩy xoá, sửa chữa, đánh dấu hoặc huỷ hoại tài liệu trong hồ sơ. Khi có vấn đề có liên quan đến vấn đề chính trị, kinh tế thì cơ quan chức năng có thể sao lại một số tài liệu cần thiết trong hồ sơ. 
+ Phải lập sổ theo dõi mượn - trả hồ sơ.
2.4 Kết quả của sáng kiến đạt được.
Sau khi tôi đã áp dụng một số biện pháp để giải quyết một số tồn tại và hạn chế trong quản lý hồ sơ CBCCVC hiện nay, kết quả cho thấy hồ sơ CBCCVC của nhà trường đã được bổ sung tương đối đầy đủ theo yêu cầu.
- CCVC nhận thức được tầm quan trọng của việc cập nhật, bảo quản, quản lý hồ sơ CCVC
+ Toàn bộ CBCCVC còn thiếu các loại văn bằng, chứng chỉ, học bạ (bảng điểm) đã được bổ sung.
+ Những CCVC còn thiếu sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức cũng đã được hướng dẫn viết bổ sung hồ sơ kịp thời
+ 27/37 bộ hồ sơ đã bổ sung phần kê thành phần tài liệu ở bìa kẹp thành phần tài liệu
3. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
 3. 1 Kết luận
Hồ sơ CBCCVC là một trong những tài liệu không thể thiếu trong công tác quản lý CBCCVC tại mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị. Vì vậy, các cấp lãnh đạo, quản lý phải có nhận thức đầy đủ đối với công tác quản lý hồ sơ CBCCVC.
Công tác quản lý hồ sơ CBCCVC là một việc làm hết sức quan trọng trong mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức. Việc quản lý tốt hồ sơ sẽ đảm bảo tính ổn định lâu dài của tài liệu hồ sơ CBCCVC và phục vụ tốt cho công tác quản lý cán bộ theo yêu cầu cải cách hành chính nhà nước hiện nay.
Người được giao quản lý hồ sơ phải là người có nghiệp vụ, có tinh thần trách nhiệm với công việc. Công tác quản lý hồ sơ CBCCVC là việc làm thường xuyên của cơ quan có thẩm quyền. Do vậy, để nắm bắt thông tin về CBCCVC ngoài việc tiếp xúc trực tiếp hoặc thông quan các kênh thông tin khác như nhận xét đánh giá, yêu cầu bổ sung lý lịch hàng năm còn phải nghiên cứu hồ sơ , tổng hợp các thông tin đầy đủ chính xác, tin cậy, có tính pháp lý về quá trình hoạt động, phát triển của CBCCVC.
Làm tốt công tác quản lý hồ sơ CBCCVC, góp phần cho công tác thống kê, tổng hợp, đánh giá thực trạng đội ngũ CBCCVC trong từng giai đoạn, qua đó đánh giá hiệu quả của công tác cán bộ, luân chuyển, điều động, CBCCVC.
Qua quá trình nghiên cứu đề tài nạy tôi thấy áp dụng các biện pháp trên mang lại hiệu quả thiết thực, việc tìm kiếm, lưu trữ hồ sơ được đảm bảo liên tục dễ tìm .
Đây là những kinh nghiệm bản thân tôi đã rút ra trong quá trình công tác của mình. Với những kinh nghiệm trên, trong những năm qua ít nhiều cũng đã giúp tôi quản lý bước đầu có hiệu quả về mặt hồ sơ ở đơn vị trường THCS Phạm Hồng Thái.
Tuy nhiên, hiện nay người được phân công quản lý hồ sơ CBCCVC vẫn còn mang tính chất kiêm nhiệm chưa có một cán bộ chuyên trách. Với khả năng còn nhiều hạn chế , tôi chỉ xin được góp những kinh nghiệm riêng của bản thân với mong muốn góp phần nâng cao chất lượng quản lý hồ sơ CBCCVC tốt hơn.
 3.2 Kiến nghị
	Cần phải bố trí sắp xếp công việc theo đúng chuyên môn nghiệp vụ được đào tạo.
Cần quan tâm tổ chức tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ, cập nhật kiến thức về công tác quản lý hồ sơ CBCCVC.
Có quy trình, quy định mẫu về công tác quản lý hồ sơ đối với đơn vị trường học.
Trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay Sở Giáo dục và đào tạo cần áp dụng phần mềm để tiện trong việc xử lý và kiêm tra.
 Eapô, ngày 10 tháng 12 năm 2015
 Người thực hiện
 Vũ Thị Thanh Tâm
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Quốc hội, (2008) Luật Cán bộ, công chức, NXB Chính trị Quốc gia
2. Bộ nội vụ, Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17 tháng 12 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn cụ thể về nội dung quản lý hồ sơ Cán bộ công chức viên chức (CBCCVC).
3. Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV ngày 18 tháng 6 năm 2007 của Bộ nội vụ về việc ban hành thành phần hồ sơ cán bộ, công chức và mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức.
4. Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06 tháng 10 năm 2008 của Bộ Nội vụ ban hành quy định cụ thể về thành phần và mẫu quản lý hồ sơ CBCCVC.
5. Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06 tháng 10 năm 2008 của Bộ Nội vụ về việc ban hành mẫu biểu quản lý hồ sơ Cán bộ, công chức.
 PHẦN ĐÁNH GIÁ
BAN XÉT DUYỆT SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
TRƯỜNG THCS PHẠM HỒNG THÁI
.......................
BAN XÉT DUYỆT SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
PHÒNG GD&ĐT HUYỆN CƯ JÚT